No es novedad que la pandemia por el Covid-19 vino a revolucionar el planeta y a redefinir lógicas de funcionamiento, que impactaron en todos los niveles incluso el mundo laboral. Por motivos de confinamiento o un virus sin –por un buen tiempo– cura o contención aparente, fueron millones las personas que alrededor del mundo comenzaron a trabajar de forma remota para seguir produciendo, pero desde sus hogares. 

Pasó la crisis de esta pandemia pero el teletrabajo se instaló en muchas organizaciones y empresas, y con ello se hizo permanente un nuevo sistema de trabajo, uno virtual, donde ya no se compartía el día a día en un espacio físico común, las reuniones comenzaron a estar mediadas por una pantalla y la forma de trabajar en su conjunto cambió. Y los trabajadores, en vez de ser reticentes a esto, comenzaron a quererlo. Así lo reveló un estudio realizado por Global Workplace Analytics, al dar cuenta que el 72% de los trabajadores quiere trabajar de manera remota, al menos parte del tiempo.

En este contexto, los recursos humanos comenzaron a tener aún más importancia, en cuanto pueden ayudar en la gestión de los empleados en el trabajo inteligente y el trabajo remoto, y así favorecer el bienestar de los equipos de trabajo en un ambiente virtual. 

Esta situación supuso un reto, como también  ventajas, desventajas y un aprendizaje constante. Conoce más sobre esto en el siguiente artículo. 

¿Qué es el trabajo virtual o el trabajo remoto?

El trabajo remoto, trabajo virtual o teletrabajo, no es algo nuevo, pero los últimos años aceleraron su adopción a un ritmo vertiginoso. Pero, ¿a qué nos referimos con trabajo remoto o virtual? Es el trabajo que alguien efectúa para una empresa a distancia, es decir, desde un lugar alejado de la sede del lugar  para el que trabaja (por ejemplo, desde su casa). 

Para ello las personas que trabajan bajo esta modalidad, o bien los equipos virtuales que le dan vida, se valen de medios tecnológicos, informáticos o de telecomunicaciones o bien los servicios que se prestan deben reportarse mediante estos medios.

¿Qué son los equipos de trabajo remoto?

Se entiende por equipo de trabajo remoto o equipo virtual de trabajo a un grupo de personas que trabajan de manera interdependiente, pero con un propósito compartido y definido por la organización para la que trabajan, utilizando la tecnología para lograrlo. 

Si por algo destacan los equipos virtuales es por su espíritu de colaboración online, pues todo el desarrollo del trabajo se ejecuta de manera telepresencial, siendo la  flexibilidad y autonomía algo clave para su éxito. 

Este tipo de equipo de trabajo exige que se mantenga una comunicación constante entre los miembros de ese equipo, y se ponderen sus relaciones interpersonales. 

En este sentido, liderar equipos virtuales o equipos de trabajo remoto se ha vuelto crucial para que éstos tengan el resultado esperado en pos del propósito común que se ha acordado. 

¿Qué tipos de equipos virtuales hay?

Existen diversos tipos de equipos virtuales en las organizaciones, y acá te dejamos algunos de los más destacados:

• Multidisciplinar. Son equipos conformados por profesionales de diferentes disciplinas complementarias que se unen para lograr un objetivo común. Se pone a disposición la experiencia, conocimientos, puntos de vista, personalidad y habilidades de cada integrante; además, pueden ir rotando en función de las necesidades del objetivo común. 
• Paralelo. Formado por profesionales de una misma empresa. Trabajan en mejorar un proceso o sistema de la empresa. A diferencia del anterior,  los integrantes son los mismos. 
• Equipo de desarrollo de producto. Acá entran en juegos los profesionales independientes, quienes desarrollan productos nuevos o mejoran los ya existentes.
• Equipo de producción. El equipo se conforma por trabajadores con tareas similares y todos trabajan de la misma forma para conseguir un objetivo común.
• Equipo de servicio y atención al cliente. En este caso los trabajadores viven en diferentes latitudes, con diferentes horarios; esto hace que no se detenga la cadena de producción. Cuando un miembro termina su turno, empieza el turno del siguiente.
• Equipo de dirección. Conformado por directores que trabajan en temas de operativa de la empresa y, así, se desarrollan nuevas estrategias para que sean aplicadas. 
• Equipo de acción. Este equipo de trabajo surge según la necesidad de un momento determinado. Esto hace que se creen para un objetivo a corto plazo y luego se deshacen.

¿Cuáles son las características de los empleados y de los equipos virtuales?

Los empleados que conforman equipos virtuales de trabajo deben poseer ciertas características para lograr sus objetivos. Veamos algunas de ellas:

• Asertivos. Deben ser  asertivos en la forma de trabajar y en la toma de decisiones diarias. 
• Responsables. Es importante que sean responsables en su quehacer diario, respetando los acuerdos y protocolos, todo en pos del objetivo común. 
• Independientes y autónomos. Deben contar con la capacidad para trabajar de forma independiente, pues al no estar en el mismo espacio físico deben ser capaces de regularse de forma autónoma para cumplir con el trabajo que deben hacer. 
• Flexibilidad. Un trabajador remoto y el equipo virtual debe ser flexible acorde a las circunstancias y a las necesidades cambiantes. 

¿Cuáles son los beneficios de los equipos de trabajo remoto?

Puede suponer un reto para las organizaciones tradicionales, por lo mismo es importante recalcar las ventajas que subyacen en este modelo de trabajo remoto. No por nada un estudio de la consultora “Meta4”, confirmó que las ventajas del teletrabajo se traduce en una reducción de hasta el 60% por ausentismo, ahorro de viáticos del 56%, reducción de rotación de empleados en un 20% y esta modalidad hace que el salario de los trabajadores se incremente en un 20% en promedio. Acá algunos puntos que se deben de tomar en cuenta a la hora de ver ésta y otras ventajas: 

• Se maximizan los tiempos. Los trabajadores no pierden tiempo trasladándose al lugar de trabajo, y las reuniones virtuales favorecen el ahorro de tiempo pues se organizan de manera sencilla y práctica. 
• Se ahorra en recursos. Basta con pensar en todo lo que implica mantener una oficina, desde su arriendo a su mantenimiento. Además, implica ahorro para los trabajadores, por los costos de traslado. 
• Los horarios se vuelven más flexibles. Esto hace que los trabajadores puedan elegir cuándo trabajar, siempre y cuando se cumplan los plazos establecidos y los objetivos trazados. 
• Disminuye el estrés y aumenta la felicidad. Si revisamos un estudio de Staples (compañía líder en suplementos de oficina), el 75% de los jefes y jefas que implementan el teletrabajo notan a sus empleados más felices, y un 48% asegura encontrarse de mejor ánimo. En esta misma línea, FlexJobs relevó que el 65% de los trabajadores encuestados informó que el trabajo remoto es importante para su bienestar emocional y físico.
• Mejora la productividad. Según el estudio de “Meta$” el trabajo remoto propicia un crecimiento de producción del 56%. Esto se da, esencialmente, porque los empleados logran concentrarse en los resultados, reduciendo tiempos muertos muy comunes en las oficinas. Además, al estar en diferentes lugares, se puede producir en diferentes horarios. 
• Internacionalización del equipo de trabajo. Como no se requiere un lugar físico específico de trabajo, se puede recurrir a personal de diferentes latitudes del planeta.
• Mejora el ambiente laboral. Si bien el cara a cara puede ayudar a generar vínculos, también puede propiciar roces dados por el día a día. Esto se puede ver disminuido con el trabajo virtual.

¿Cuáles son las posibles desventajas y desafíos que enfrentan los equipos virtuales?

No todo puede ser fácil cuando se aplica el trabajo en entornos virtuales. Por ejemplo se debe de considerar algunos puntos en contra como:

• Se deben tomar medidas de ciberseguridad adicionales. Es necesario implementar medidas de ciberseguridad más estrictas para proteger el trabajo de la organización. De no hacerlo, el trabajo en general puede estar en riesgo. 
• Desconexión con el resto del equipo. Al no verse las caras de forma física, podría llevar a cierta desconexión interpersonal y esto podría afectar la pertenencia que sienta el trabajador hacia la empresa y, por ende, podría existir una menor vinculación con los objetivos de la organización y una baja en la productividad. 
• Mala comunicación. Esto se relaciona con el punto anterior, pues como los trabajadores no comparten un mismo lugar de trabajo, se puede producir una mala comunicación entre ellos. Esto, a su vez, implica que las jefaturas deben estar alertas y organicen muy bien el trabajo del equipo. 
• Dificultades tecnológicas. El teletrabajo hace mucho o casi completamente del buen funcionamiento de la tecnología como herramienta para poder hacer posible la labor. Si ésta presenta un fallo, se ve afectado el trabajo.
• Problemas a la hora de adquirir nuevo conocimiento y aprendizaje. Cuando se adoptan nuevos conocimientos, la interacción social es muy importante, que va desde la observación hasta la capacidad de conocer diferentes perspectivas sobre un mismo proceso, y en esto el factor humano es crucial. Esto lo podríamos ver en los procesos de onboarding de un empleado (cuando comienza a trabajar en una organización y las etapas de inducción que debe de llevar a cabo) como la implementación de nuevas formas de trabajo.

¿Cómo gestionar equipos virtuales y superar desafíos?

Como decíamos en un comienzo, manejar entornos de trabajo virtual representa un desafío y para ello hay que enfrentarlo con estrategias adecuadas en los equipos de trabajo remoto. Acá algunas estrategias útiles: 

• Comunicación. La comunicación es un eje fundamental para poder liderar equipos de trabajo virtuales. Es necesario conversar lo que pasa dentro de un equipo, y eso incluye exteriorizar posibles problemas o conflictos, y todo esto ayuda a aprender de los colegas virtuales, que crezcan juntos y ayuda a establecer lazos. En este sentido la confianza es fundamental.
• Motivación. Un equipo de trabajo motivado trabaja mejor y más enfocado, más aún cuando no se les tiene cara a cara. Por eso, esto se debe de tener en cuenta como una estrategia constante a implementar con los trabajadores remotos y así posean el interés necesario en el proyecto que trabajan. 
• Colaboración. Fomentar la colaboración –donde todos aportan sus ideas, formación y colaboran juntos para enriquecer el trabajo que están desarrollando y conseguir resultados óptimos– entre los miembros del equipo resulta primordial en los entornos de trabajo virtuales, para lograr cumplir la meta común. 
• Se necesitan definiciones claras. Los roles y responsabilidades, así como las reglas del equipo y los protocolos, deben estar muy bien definidos. Los feedback deben ser muy claros y evitar los supuestos. 
• La importancia de la jefatura. Los empleados suelen estar más comprometidos, son más productivos y experimentan menos estrés cuando se relacionan con su jefatura de manera periódica. Esto favorece a que estén informados sobre cómo las actividades del equipo impactan en los resultados de la organización.
• Se deben maximizar los tiempos. El tiempo es valioso en los equipos virtuales, por ejemplo, por ello es importante transmitir a todo el equipo que debe ser puntual a la hora de una reunión por videoconferencia, y aprovechar al máximo esos tiempos para luego dedicar la energía a otros ítems. 
• Tecnología pertinente. Como se trabaja de forma remota, se debe hacer muy buen uso de la tecnología disponible y hacer uso de herramientas de colaboración más sofisticadas. Esto incluye herramientas empresariales de mensajería instantánea, videoconferencias, espacios de trabajo en equipo de conocimiento y colaboración, etc. Esto conlleva a la capacitación de los colaboradores. 

El papel de RRHH para superar los retos del equipo de trabajo virtual

El área de recursos humanos se vio ante el desafío de manejar al capital humano en un nuevo entorno: el del trabajo remoto. Esto es desafiante pues se cambiaron las lógicas tradicionales de funcionamiento de una empresa y los equipos de trabajo que pasaron a ser, muchos de ellos, virtuales. Y  si antes algunos trabajadores hacían su labor de forma remota, ahora ya es una constante que se instaló en un sinfín de empresas, de toda índole. 

En este sentido, el área de RRHH debe de tratar de implementar las estrategias antes mencionadas como también saber sortear las posibles dificultades con las que se pueda encontrar. Por ejemplo, un punto clave es generar un entorno propicio para el trabajo remoto e híbrido, y esto implica que las empresas velen por una conexión segura. ¿Qué pasa si el empleado es quien provee de su propio internet? Se puede reembolsar el gasto efectuado por el trabajador sumado al salario, así el empleado sabe que no es un gasto de su bolsillo y la empresa –al pagar por esto– puede exigir una buena conectividad. 

Otro ejemplo que es importante de destacar, es que el área de RRHH ejecute una adecuada gestión del cambio, es decir, que los trabajadores puedan ser tan productivos en la oficina como desde sus casas ( ya sea 100% remoto o si es un sistema híbrido, por ejemplo), y que los líderes de área no se vean obligados a ejercer un control permanente sobre las tareas que se efectúan remotamente.

Consejos

Los equipos de trabajo en un ambiente virtual vinieron a modificar la forma en la que se trabaja. La pandemia lo aceleró, pero ya venía dando pasos firmes en el mundo laboral la incorporación del trabajo remoto en los equipos. Hoy es una realidad incuestionable, un cambio que se ha vuelto parte de la norma. 

Pero no por eso las organizaciones y empresas han adoptado el trabajo remoto en sus equipos con todo el éxito que se esperaría, pues es un cambio de paradigma respecto a la forma de trabajar y relacionarse laboralmente. Y los cambios pueden llegar de imprevisto, pero los procesos para adquirirlos y ajustarlos en ocasiones demoran. 

En este sentido, el área de RRHH es fundamental para, como decíamos anteriormente, ayudar en la gestión de los empleados en el trabajo remoto, y así favorecer el bienestar de los equipos de trabajo en un ambiente virtual. Esto implica efectuar una correcta gestión del cambio en todas las aristas posibles, gatillando las ventajas asociadas a este modelo de trabajo y minimizando las desventajas. 

Si necesitas ayuda, cuenta con nuestros asesores expertos que te guiarán en administrar mejor tu lugar de trabajo virtual.