En el mundo empresarial, el aumento de la competencia significa que los errores pueden salir más caros que nunca. Los gestores de proyectos son responsables de crear, planificar, impulsar y completar proyectos. Estas empresas suelen incluir equipos que abarcan muchos departamentos. Por ello, incluso los errores más pequeños pueden erosionar la confianza y causar pérdidas de tiempo y recursos.

Todos los jefes de proyecto cometen errores en algún momento. Pero hay formas de identificar los posibles escollos.

Errores comunes de los gestores de proyectos

Existen gestores de proyectos en una gran variedad de sectores y empresas. Sin embargo, algunos errores son comunes independientemente de la industria o el departamento. Los gestores de proyectos pueden reducir el riesgo de fracaso tomando nota de las posibles áreas de debilidad. Y aprendiendo estrategias de liderazgo más eficaces, pueden impulsar un éxito constante. Evite quedarse al margen o perder terreno buscando estos posibles errores antes de que puedan descarrilar el progreso.

Mala comunicación con los miembros del equipo

Hablar a menudo con los miembros de su equipo es crucial para el éxito de su proyecto. La comunicación aclara lo que se espera de cada miembro del equipo y establece plazos. Además, es esencial no descuidar la comunicación clara con los clientes. Comente las expectativas, las fechas de entrega y los imprevistos con todas las partes implicadas. Si diriges un equipo nuevo o tienes miembros de muchos departamentos, prueba con una actividad de creación de equipos. Facilita la conexión entre todos mediante chats de grupo o tablones de mensajes. Y como gestor del proyecto, escucha lo que te dicen los demás. Un buen comunicador es también un buen oyente y generará confianza en el proceso.

No fijar objetivos claros para el proyecto

Sin unos objetivos de proyecto claros, pueden ocurrir varias cosas. Los miembros del equipo pueden perder el tiempo trabajando en los problemas equivocados. Pueden no conectar entre sí o con el cliente. Y unos objetivos de proyecto mal definidos pueden dar lugar a la pérdida de materiales o recursos. El método SMART es una herramienta útil para elaborar objetivos definidos y alcanzables. Establecer objetivos SMART ayuda a garantizar la implicación del equipo y el consentimiento del cliente en todo momento.

No proporcionar las herramientas adecuadas

Evaluar las herramientas que necesitarán los miembros de su equipo es vital para entregar a tiempo y mantener la orientación a los objetivos. Hay tres formas en las que las herramientas pueden ser un factor decisivo para el éxito de un proyecto:

• No proporcionar suficientes herramientas. Si no tienen acceso a las herramientas que necesitan, los miembros del equipo acaban perdiendo el tiempo o realizando un trabajo de baja calidad.
• Proporcionar las herramientas equivocadas. Si un techador llega al trabajo con una caja de herramientas de fontanería, lo más probable es que tenga dificultades para realizar el trabajo correctamente. Al inicio del proyecto, piense en las herramientas que necesitará cada miembro del equipo para cumplir mejor su parte del proyecto. Garantizar el acceso a estas herramientas es clave.
• Proporcionar demasiadas herramientas. Es fácil entusiasmarse con cada nueva herramienta, aplicación o método. Pero aprender a utilizar cada nueva herramienta lleva tiempo, lo que puede retrasar la capacidad de entrega.

No seguir un proceso

Los jefes de proyecto cumplen una función a lo largo de todo el proyecto. No seguir el proceso de principio a fin puede hacer que incluso las tareas más sencillas se descarrilen. Es un error confiar únicamente en la experiencia de los miembros del equipo o en los documentos del proyecto. La experiencia y los documentos de alcance son útiles, pero pueden quedarse cortos. Los jefes de proyecto deben comunicarse y controlar las expectativas y la calidad. Pueden ayudar a detectar posibles problemas, evitar rehacer el trabajo y dirigir al equipo cuando surja lo inesperado.

Falta de delegación

Es habitual que los jefes de proyecto se sientan responsables de tener todas las respuestas. También es posible que se preocupen por controlar todos los aspectos del proyecto. Pero intentar hacer demasiado puede dar lugar a un trabajo de menor calidad que no cumpla los plazos. Además, los miembros del equipo pueden sentirse excluidos y perder la confianza en el gestor del proyecto y en el proceso. Delegar en los miembros del equipo es esencial para repartir la carga de trabajo y generar confianza en el proceso. Y la delegación permite al director de proyecto disponer de tiempo suficiente para supervisar y guiar el proceso, manteniendo los resultados en la senda correcta.

No reconocer los logros de los empleados

Por supuesto, debe esperar que cada miembro del equipo realice y complete su parte del proyecto. Pero no reconocer los logros puede provocar resentimiento y, a la larga, un trabajo de menor calidad. Los empleados que no se sienten valorados y considerados pueden decidir que no merece la pena esforzarse tanto en el proyecto. Cuando los jefes de proyecto reconocen el esfuerzo y la habilidad de los empleados, demuestran que comprenden el esfuerzo que supone.

¿Cómo puede un gestor de proyectos evitar estos errores?

Los errores ocurren incluso a los gestores de proyectos más experimentados. Pero hay formas de minimizar los errores más comunes y garantizar mejores resultados del proyecto. Tanto los gestores de proyectos nuevos como los veteranos pueden beneficiarse de aprender o repasar estrategias de gestión del tiempo. Además, considere la posibilidad de investigar los estilos de gestión de proyectos. Conocer los distintos métodos puede convertirle en un gestor más versátil. Otros métodos pueden funcionar mejor para distintos equipos o proyectos.

Por último, recuerde que la colaboración es un proceso continuo. Trabaje activamente para mantener abiertas las líneas de comunicación y fomente el trabajo conjunto. Cada miembro del equipo está ahí por una razón y aporta al proyecto habilidades y perspectivas únicas.

Los jefes de proyecto son esenciales para obtener resultados productivos y valiosos. ¿Encuentra problemas con los proyectos en su lugar de trabajo? Piense si algunos errores comunes en la gestión de proyectos están obstaculizando el éxito. Unos pocos ajustes, pequeños pero significativos, pueden marcar una gran diferencia en el éxito de futuros proyectos.

Fuentes: 

https://www.forbes.com/advisor/business/smart-goals/

https://www.linkedin.com/pulse/what-3-biggest-mistakes-project-managers-make-/?trk=pulse-article

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/project-management-mistakes