En México la capacitación es una obligación del empleador, según la ley federal del trabajo. Pero más que una ley, hoy se vuelve una necesidad: las empresas y sus colaboradores no son los de antes, sobre todo en un contexto marcado por la exigencia y la competitividad. Y esto requiere de una correcta capacitación. 

En este escenario, es necesario fortalecer la capacitación de los empleados como parte de un proceso educativo estratégico que permite contar con trabajadores con un alto nivel de aptitudes y habilidades. 

Para esto es necesario aplicar la Detección de Necesidades de Capacitación como parte de las estrategias esenciales para lograrlo. En este artículo te explicamos qué, por qué es tan importante para las empresas y cómo identificar las principales necesidades formativas de los empleados. 

¿Qué es la detección de necesidades de capacitación?

La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es una metodología que permite identificar las necesidades de capacitación y desarrollo de los trabajadores de una organización. 

De alguna forma es el primer paso en la implementación de capacitaciones de los colaboradores, y permite descubrir cuáles habilidades, conocimientos o actitudes se necesitan para mejorar la eficiencia, calidad y resultados de una empresa u organización. 

Objetivos de la Detección de Necesidades de Capacitación

Si bien son varios los objetivos de la DNC, vamos a enumerar algunos de los principales que dejan en claro la importancia de la Detección de Necesidades de Capacitación: 

1. Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo de los trabajadores, ya sea en sus roles actuales o bien en otras funciones.
2. Generar un buen clima laboral y aumentar la motivación de los colaboradores.
3. Determinar las situaciones problemáticas de una empresa como también identificar los síntomas asociados e investigar sus causas.
4. Permitir la creación de un plan de acción y así organizar la Detección de Necesidades de Capacitación. 
5. Efectuar un análisis que compare (con sus respectivas diferencias) lo que debería hacerse o suceder con lo que efectivamente se hace o sucede. 

Importancia y beneficios de la Detección de Necesidades de Capacitación

La importancia y beneficios de la Detección de Necesidades de Capacitación son variadas. Si hablamos de su importancia, podemos mencionar ciertos puntos, como que proporciona información clave para planear, elaborar y aplicar de forma exitosa los programas de capacitación y, a su vez,  permite que las empresas canalicen recursos hacia las áreas que contribuirán más al desarrollo de los trabajadores, lo que mejora el desempeño organizacional.

En cuanto a los beneficios, algunos de ellos son:

• Posibilita identificar las necesidades de capacitación de las empresas.
• Disminuir las brechas de conocimientos, habilidades y actitudes del personal.
• Ofrece un programa de desarrollo a medida de cada trabajador.
• Permite que los empleados puedan fortalecer sus conocimientos y preparación y, con ello, aumentar su productividad.
• Aumenta la satisfacción y motivación de los colaboradores, pues constatan que la empresa se compromete con ellos con el objetivo de que sigan desarrollándose tanto personal como profesionalmente.

Cómo identificar que un empresa necesita hacer una Detección de Necesidades de Capacitación

Decíamos que capacitar al personal de una organización es fundamental para el crecimiento tanto de la empresa como de quienes la conforman. Pero, ¿cómo saber si una empresa realmente necesita una Detección de Necesidades de Capacitación?

Una organización requiere hacer una detección de Necesidades de Capacitación cuando existe una brecha entre el desempeño que se espera versus el desempeño actual, y si esa brecha se da por motivos de habilidades o conocimientos de quienes conforman la empresa. La diferencia que exista entre lo deseado y lo real es lo que marcará la necesidad de capacitación, no sin antes considerar que la capacitación es solo un eje más para resolver el problema. ¿Qué quiere decir esto? Que la capacitación es solo una parte del mismo, y en esto habría que detectar qué otros factores inciden para saber si efectivamente la formación podrá resolverlo o se necesitarán de más estrategias). 

Evaluación de las necesidades de capacitación en la empresa

Para no perder tiempos ni recursos, es importante evaluar las necesidades de capacitación en la empresa.

Esta detección se puede hacer por diferentes medios, como revisar los datos de rendimiento, efectuar entrevistas a los trabajadores o bien realizar grupos de discusión, por ejemplo.  Asimismo, se debe de observar a los empleados para detectar en cuáles áreas o aspectos existen dificultades que hay que abordar. 

Efectuado esto se deben tener en consideración los objetivos de la empresa, así como las necesidades y estilos de aprendizaje de los trabajadores. Luego, se debe desarrollar un plan para aplicar la capacitación, el que debe considerar un calendario, presupuesto y los objetivos clave. 

Los 3 niveles de análisis para la Detección de Necesidades de Capacitación

Basándose sobre todo en saber si existe una brecha de habilidades, que es medular para saber si se debe aplicar DNC, se puede realizar Análisis de Tres Niveles (acuñado por McGhee y Thayer, en 1961):

• Organizacional: Aborda los problemas y las debilidades de la organización de forma global. Este nivel apunta a mejorar aún más las competencias y fortalezas actuales de la empresa. 
• Operacional: Determina que se requiere de un área particular de la empresa para sacar adelante una operación. Identifica la capacitación específica para mejorar las habilidades de un equipo, departamento o unidad de negocios.
• Individual: Como apunta la palabra, es un análisis de las necesidades de formación a nivel individual del empleado. Acá se identifica la diferencia entre el rendimiento real y el esperado de un trabajador.

Formas de capacitación

Existen diversas formas de capacitación de empleados. A continuación nos concentraremos en 3 de ellas: 

• Capacitación organizacional: Esto implica entender a la empresa en su forma global, como un todo y, con esto en cuenta, plantear un programa formativo que se puede realizar con seminarios, charlas o talleres. El objetivo es que todos los miembros de la empresa incorporen conocimientos útiles para su trabajo diario. 
• Entrenamiento motivacional: Consta de motivar a los trabajadores justamente cuando más lo necesitan, por ejemplo, en instancias de desánimo y desmotivación. Esto se puede dar por factores que tiene relación a problemas con otros compañeros o jefaturas, monotonía en el trabajo, escasa identificación con su rol empresarial y poca perspectiva de crecimiento o escasez de planes a futuro. Esto permite aplicar ciertos enfoques para impulsar la motivación de los trabajadores, como trabajar en casos prácticos, mejorar las políticas de valoración de los trabajadores, cubrir las áreas con mayor desinterés e implementar un plan de beneficios y premios a la productividad. 
• Formación de liderazgo: Este tipo de capacitación esta pensada para quienes cumplan funciones de liderazgo dentro de la organización, y cuyo rol implica no solo saber liderar un proyecto, sino que deben actuar como mediadores, motivadores y saber tomar decisiones complejas que implican a varias personas.El enfoque se pone en den la gestión de personas, el manejo de los conflictos y el pensamiento crítico, sobre todo. 

Cómo realizar una correcta Detección de Necesidades de Capacitación

Saber cuáles son los puntos clave para realizar una correcta Detección de Necesidad de Capacitación es de vital importancia para el éxito de este proceso. Lo podemos sintetizar en algunos pasos: 

1- Determinar el resultado deseado

2- Identificar las competencias que impulsan los resultados deseados

3- Saber cuáles competencias se pueden entrenar

4- Evaluar las competencias que actualmente existen en el personal

5– Tener claridad sobre las brechas de desempeño

6- Priorizar las necesidades de formación 

Así, lograr una correcta Detección de Necesidad de Capacitación se vuelve relevante para el crecimiento de una empresa y de sus empleados, pues aporta diversos beneficios para todos. Si deseas hacerlo, puedes contar con Kilpatrick y los servicios de RRHH que te ayudarán a conseguirlo con éxito.