Autor: Sinazo Sibisi y Gys Kappers
Aunque la mayor parte de la retórica en torno a la Gran Resignación se centra en los trabajadores estadounidenses con empleos de oficina, la escasez de mano de obra está creciendo en todo el mundo en una amplia gama de sectores y tipos de funciones. América Latina, Europa del Este y Asia también se encuentran en medio de turbulencias en el mercado laboral, relacionadas tanto con la llamada mano de obra “cualificada” como con la “no cualificada”. Mientras el mercado laboral mundial sigue cambiando, las empresas que conserven el talento clave e inviertan en sus plantillas serán las que inviertan en la incorporación de empleados.
El objetivo de la incorporación debe ser preparar a los nuevos empleados para el éxito y reducir el tiempo que tardan en sentirse cómodos en sus nuevas funciones. Esto sólo funciona si los procesos de incorporación se diseñan estratégicamente con el objetivo final en mente. Pero la incorporación se ha vuelto aún más difícil con el aumento del trabajo remoto e híbrido. En una encuesta realizada en 2020 por Workable, los encuestados de RR.HH. informaron de que el onboarding o la formación a distancia fue el mayor reto de contratación durante la pandemia, y sigue siendo un desafío para los empleadores.
Incluso antes del cambio virtual, más de un tercio de las empresas carecían de un proceso estructurado de incorporación, ya fuera a distancia o de otro tipo. Además, muchas organizaciones subestiman el tiempo que tarda un nuevo empleado en ser competente en su función. El programa de incorporación medio dura 90 días, pero según el informe de Gallup “Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees”, los nuevos empleados suelen tardar 12 meses en alcanzar su pleno potencial de rendimiento.
Las relaciones sólidas no se construyen sobre cimientos deficientes. Si quiere mejorar la retención del talento, necesita mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados. Gallup informa que sólo el 12% de los empleados sienten que su empresa hace un buen trabajo de incorporación de nuevos miembros del equipo, dejando al 88% de los trabajadores con experiencias de incorporación mediocres. Y en una encuesta de 2021 de Principles, el 94% de los profesionales de RRHH que respondieron dijeron que las personas que habían contratado durante la pandemia sólo habían interactuado dentro de la empresa virtualmente, y de esos encuestados, el 31% dijo que los empleados tenían dificultades para conectar con sus compañeros. El 10% ni siquiera estaba seguro de cómo se estaban adaptando los recién contratados.
Estas estadísticas son preocupantes, sobre todo para las empresas que contratan a distancia, si se tiene en cuenta que una incorporación deficiente puede hacer que los empleados pierdan confianza en sus nuevas funciones, empeoren su nivel de compromiso y aumenten el riesgo de abandonar el barco cuando vean un puesto nuevo y más interesante en otro lugar.
Por otro lado, las empresas que implantan un programa formal de incorporación podrían ver un 50% más de retención de empleados entre los nuevos contratados y un 62% más de productividad dentro del mismo grupo. Además, según el informe de incorporación de Gallup, los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva tienen casi tres veces más probabilidades de sentirse preparados y respaldados en su puesto, lo que aumenta su confianza y mejora su capacidad para desempeñar bien su función.
Las claves del éxito de la incorporación
Un programa de incorporación corto no es lo único que perjudica la experiencia de sus nuevos empleados. Los recién contratados también necesitan oportunidades para entablar relaciones laborales con sus jefes, compañeros y partes interesadas clave. De hecho, el informe de Gallup también revela que los empleados tienen más del triple de probabilidades de estar totalmente de acuerdo en que tuvieron una experiencia de incorporación excepcional cuando sus jefes desempeñaron un papel activo en el proceso. Sin embargo, muchos directivos no tienen capacidad para apoyar o poner en marcha programas de incorporación. Además, la mayoría de las pequeñas empresas (e incluso algunas grandes) no ofrecen programas de tutoría. Al no ofrecer oportunidades de tutoría a los nuevos empleados, se les priva de la oportunidad de desarrollar las relaciones necesarias para tener éxito en su nuevo entorno de trabajo.
Como directivo, su trabajo consiste en garantizar que la experiencia de cada nuevo empleado en el lugar de trabajo sea positiva, pero saber qué pasos debe dar para crear un plan de incorporación eficaz puede resultar abrumador. Los tres pasos siguientes pueden ayudar a los directivos a crear procesos de incorporación estratégicos que preparen a los nuevos empleados para el éxito y mejoren la retención de empleados.
1. Establezca objetivos y medidas de éxito claros.
Antes de establecer un nuevo programa de incorporación, debe empezar por revisar sus objetivos de incorporación. Y cuando revise los objetivos, asegúrese de que encapsulan las cuatro C: cumplimiento, clarificación, cultura y conexión. He aquí algunas preguntas que debería plantearse:
¿Ha identificado y explicado claramente las normativas, políticas y procedimientos que deben cumplir los empleados?
¿Ha establecido claramente las expectativas laborales de los empleados y las ha vinculado a medidas concretas y con plazos concretos?
Tras completar el programa, ¿comprenderán plenamente los empleados la cultura de su empresa y recibirán apoyo para establecer todas las relaciones vitales para su éxito?
¿Dónde hay que mejorar las capacidades de su organización para ejecutar este nuevo programa?
Una vez finalizado el programa de incorporación, ¿cómo mejorará y mantendrá el equilibrio entre la vida laboral y personal de los nuevos empleados de forma continuada?
Una vez que haya creado un conjunto de objetivos que aborden las cuatro C, es hora de decidir cómo planea medir el éxito. Las mediciones deben estar directamente relacionadas con los objetivos e incluir parámetros cuantitativos (como el porcentaje de nuevos empleados que siguen en la empresa al cabo de un año) y cualitativos (como las opiniones de los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación). Llegar a estos objetivos y medidas requiere la aportación de las partes interesadas de toda su organización, así que asegúrese de dedicar tiempo a reunirse con los líderes de la empresa antes de seguir adelante.
2. Cree un equipo multidepartamental de incorporación.
Si desea mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, debe crear un proceso de incorporación que vaya más allá de RR.HH. e implique a otras áreas de la empresa, incluidos los equipos pertinentes, las principales partes interesadas y el director general.
Cuanto antes presenten los nuevos empleados a su equipo, mejor. Antes de hacer la presentación, asegúrese de que el equipo sabe por qué se ha contratado al nuevo empleado y qué funciones desempeñará en el equipo o en toda la organización. Aunque facilitar unas relaciones de equipo sólidas puede suponer una mayor inversión de tiempo inicial, puede ayudar a impulsar la productividad y el rendimiento de los empleados.
Es importante recordar que los nuevos empleados también interactuarán con partes interesadas fuera de su equipo inmediato. Sin embargo, no siempre es obvio para los nuevos empleados cómo van a trabajar con estas personas o cuál es la mejor manera de conectar con ellas. Los directivos pueden ayudar a establecer estas relaciones haciendo una lista de nombres, con notas sobre quiénes son y por qué son importantes para la empresa. Como directivo, tu trabajo es asegurarte de que las conexiones funcionen correctamente, así que programa un momento para comprobarlo con las partes interesadas y asegurarte de que la red de contactos de los nuevos empleados está funcionando.
Una presentación que a menudo se pasa por alto (pero que es fundamental hacer) es la del nuevo empleado con el director general de la empresa. Si su organización es pequeña, programe un café individual o en grupo entre los nuevos empleados y el director de la empresa. Si esto no es realista debido al tamaño de la empresa, la ubicación o las limitaciones de tiempo, intente celebrar un ayuntamiento o una fiesta especial con los empleados más recientes, el equipo ejecutivo y el director general. Poner en contacto a los recién contratados con el director general les dará una sensación de inclusión en la empresa, además de cimentar la idea de que el crecimiento que representan para la empresa es importante.
Además, conocer al CEO ofrece a los empleados una visión directa de la cultura de la empresa y del tipo de experiencia que pueden esperar. Una gran primera reunión con el CEO permanece con los empleados durante mucho tiempo, impactando positivamente en su sentido de pertenencia y compromiso, lo que, a su vez, impulsa una mejor retención y rendimiento.
3. Proporcionar apoyo durante todo el proceso de incorporación.
Durante la incorporación, los directivos deben centrarse en reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas de los nuevos empleados y aumentar el tiempo dedicado a la formación sobre el rendimiento y la creación de conexiones. Lo ideal es que RR.HH. le haya dotado de una plataforma tecnológica que se encargue de estas tareas clave. Utilizando estas herramientas, podrá implementar y realizar un seguimiento de las mejores prácticas de incorporación en tiempo real a lo largo de cada etapa del proceso, como las siguientes:
Antes de que empiece una nueva contratación, puedes hacer que se registre en el portal de incorporación de tu empresa para que pueda ver un vídeo de bienvenida, completar su documentación inicial y recibir su horario del primer día y su programa general de incorporación personalizado. También puede comprobar si todas las partes interesadas han sido notificadas de la llegada del nuevo empleado.
El primer día, puede comprobar si el nuevo empleado ha completado con éxito su programa del día, incluyendo si se le ha presentado a las partes interesadas clave, si se le ha colocado en su puesto de trabajo, si ha recibido sus herramientas empresariales y si ha finalizado su programa de aprendizaje del primer día. También puede recibir comentarios de los empleados sobre su experiencia del primer día, lo que le permitirá tomar medidas correctivas.
Durante el resto del programa de incorporación, puede controlar si los nuevos empleados han leído la información crítica de la empresa, comprobar si han completado y aprobado los módulos de aprendizaje electrónico y medir el impacto de la experiencia de incorporación en la consecución de los objetivos clave de incorporación a nivel individual y de grupo.
Al final del programa, dispondrá de un cuadro de mandos completo que le mostrará el nivel de consecución de cada uno de los objetivos de incorporación para que pueda ver lo que funciona y lo que hay que mejorar.
Por último, querrá asegurarse de que esta nueva plataforma se integra con su sistema general de gestión de recursos humanos. De este modo, podrá controlar fácilmente el impacto de su programa de incorporación en el rendimiento real de los nuevos empleados en el puesto de trabajo y los niveles de satisfacción de los mismos.
En una época en la que las empresas luchan por retener el talento, es imprescindible crear un proceso de incorporación sólido para los nuevos empleados. Mediante la aplicación de un programa estratégico de incorporación, los directivos pueden fomentar la confianza de los nuevos empleados, aumentar el compromiso y crear un entorno que retenga el talento durante años.
Fuente: Harvard Business Review