Si algo se valora hoy más que nunca, es el cuidado que se tiene con los datos e información. Y esto rige también para lo que ocurre dentro de una empresa: que nada sensible de lo que allí ocurre sea compartido o difundido fuera de los límites de la organización. Para que ello se respete, existen los llamados acuerdos de confidencialidad.
Si quieres saber más, en este artículo te explicaremos qué es el acuerdo de confidencialidad, sus tipos implicancias e importancia que tiene para las empresas.
Qué es un acuerdo de confidencialidad
Un acuerdo o contrato de confidencialidad (NDA, Non-Disclosure Agreements) es un documento que recoge una serie de condiciones con el objetivo de garantizar que la información compartida, por ejemplo privada o sensible, entre las partes no sea comunicada o revelada a un tercero. Esto apunta a resguardar la información de la empresa y que ésta permanezca segura, lo que es esencial para una organización.
Tipos de NDA
No existe un solo acuerdo de confidencialidad o de no divulgación sino que varios, y estos dependen de su tipología, industria y temática. Acá te dejamos algunos:
Acuerdo de confidencialidad para empleados. Este tipo regula el uso que los empleados de la empresa deben hacer de la información confidencial que reciben por el trabajo que desempeñan en y para dicha empresa. Con esto se regula que los empleados no utilicen los secretos comerciales de una manera que perjudique a la organización de la que son parte.
Acuerdo de confidencialidad entre empresas. Este acuerdo se suele utilizar
en las negociaciones y conversaciones entre empresas a la hora acordar contratos de distribución, fusiones entre compañías, proyectos colaborativos o franquicias. Acá las partes están obligadas a guardar confidencialidad durante el proceso de negociación y también durante un período posterior, establecido en el contrato.
Acuerdo de confidencialidad precedente. Este se emplea para fusiones y adquisiciones. Por ejemplo, si una organización quiere comprar otra, necesitará tener accesos a sus libros y activos. En este contexto, este acuerdo puede proteger esa información que es sensible de ser dada a conocer.
Acuerdo de confidencialidad para idea de negocio o producto. Se utiliza este acuerdo cuando una persona o empresa ha inventado algo nuevo (producto, máquina, dispositivo, servicio, etc.) y contacta a otra empresa para que la evalúe y ver si es posible efectuar una alianza, por ejemplo. Mientras dure esta evaluación es necesario proteger la informació que se ha entregado.
Para qué sirve un acuerdo de confidencialidad
Los acuerdos de confidencialidad son sobre todo útiles porque protegen información sensible o privada que no se debe de divulgar. Esto no es “un acuerdo de palabra”, sino que establece la base legal para proteger información confidencial frente a divulgaciones no autorizadas. Con esto las partes involucradas se comprometen a no utilizar esta información para beneficio propio o revelarla a terceros, y con esto se asegura que se mantenga en secreto y solo se utilice para los fines que se hayan acordado.
Debes saber que los convenios de confidencialidad en México se celebran de acuerdo con los principios del artículo 16 Constitucional, que está establecido en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y la legislación vigente referida al derecho contractual.
Por su parte, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) es el organismo que está a cargo de establecer multas en caso de incumplimiento de los contratos de confidencialidad, de acuerdo con la ley aplicable en el código penal.
Cuándo utilizar un NDA
Por lo general un acuerdo de confidencialidad se aplica cuando se está trabajando con información sensible o confidencial y que, de darse a conocer, pueden afectar a una o varias de las partes involucradas. Por lo mismo, un tipo de acuerdo de este tipo se puede utilizar en estos casos, por ejemplo:
- Al emplear información personal y delicada de un equipo. Por ejemplo, información personal o datos recogidos de manera biométrica.
- Si los integrantes del equipo tienen acceso a información sensible de la compañía.
- Cuando miembros de la empresa tienen acceso a decisiones importantes de la organización, estrategias, road maps o maneras de trabajo que, de compartirlas, afectarían a la empresa.
Qué protege un NDA
Como ya se ha dicho anteriormente, el principal objetivo de un acuerdo de confidencialidad o NDA es proteger la información confidencial y salvaguardar los intereses de las partes que estén involucradas. Acá algunos ejemplos de lo que protege:
- Secretos comerciales
- Derechos de propiedad intelectual
- Investigación y desarrollo
- Procesos de negocios
- Información comercial
- Datos personales de clientes
- Información técnica
- Estrategias de marketing
- Información financiera
- Relación comercial entre empresas
- Software patentado
- Derechos de autor
- Otros
Cómo hacer un acuerdo de confidencialidad
Si bien es recomendable revisar un acuerdo de confidencialidad con áreas pertinentes, estos deberían tener algunos puntos importantes como:
- Definir a las partes y el objetivo del acuerdo que los reúne y los conceptos que se desean proteger.
- Se deben establecer los límites en los que se pueda utilizar la información y así saber los usos que se le puede dar a este tipo de contenido.
- Se debe incluir espacio para las firmas de las partes.
Qué contiene un acuerdo de confidencialidad
El contenido de un acuerdo de confidencialidad varía caso a caso y se une, a su vez, al cómo hacer un NDA (punto anteriormente visto). Acá desglosamos algunos puntos generales que deberían considerarse:
- Estipular desde el comienzo a las partes involucradas.
- Se debe definir claramente y sin ambigüedades la información confidencial que se debe resguardar.
- Manifestar el propósito de divulgación, es decir, debe contener un apartado donde se explique porqué se comunica información confidencial a la parte firmante.
- Obligaciones de la parte receptora de información, es decir, qué se puede y qué no se puede hacer con los datos que se reciben.
- El período de tiempo de vigencia del acuerdo
- Aviso de inmunidad que exime a los empleados de responsabilidad de dar a conocer información secreta en ciertas circunstancias, como una orden judicial, obligación legal o detección de una violación de derechos.
- Penalización o sanciones en caso de incumplimiento del acuerdo.
Beneficios de un acuerdo de confidencialidad para los empleadores
El principal beneficio, sin duda, será la seguridad de la información de una empresa, ese apreciado valor que no puede ser vulnerado si se quiere proteger los intereses de una organización. Al estar claros que los trabajadores o extrabajadores incluso, por ejemplo, no filtrarán información confidencial, la empresa se mantendrá protegida.
A su vez, el uso de DNA se traduce en una mayor seriedad y compromiso por parte de los empleados, quienes saben que tienen en su poder información importante que debe ser cuidada y no divulgada. Además, si alguien transgrede el acuerdo, y al haber este acuerdo ya firmado, están claras las consecuencias si se comete una infracción del acuerdo.
Si tu organización necesita aplicar acuerdos de confidencialidad, en Kilpatrick ofrecemos consultoría de recursos humanos para ayudar a tu empresa a implementar correctamente este tipo de acuerdos y proteger uno de tus activos más preciados: la información.