Gestionar eficazmente la salida de un empleado es tan importante como garantizar una buena experiencia del empleado. Este proceso es mucho más que recoger la placa de la empresa y devolver el ordenador. Se trata de una fase que requiere planificación, empatía y atención al detalle para garantizar una transición fluida tanto para el empleado como para la propia empresa. En este artículo exploraremos qué es el offboarding y cuál es la mejor manera de gestionarlo.

¿Qué es el proceso de offboarding?

El proceso de offboarding es exactamente lo contrario del onboarding: es el momento en el que un empleado deja la empresa e implica una serie de actividades para garantizar una transición eficaz y fluida para todas las partes implicadas. Este proceso comienza mucho antes del último día de trabajo del empleado y puede continuar incluso después de que éste haya dejado la empresa. Durante el proceso de offboarding, la empresa y el empleado se enfrentan a una serie de tareas y cuestiones importantes. Entre ellas destacamos:

• La notificación formal de la salida
• La gestión de las responsabilidades restantes
• La preparación de los documentos de salida

Además, es importante garantizar que el empleado tenga la oportunidad de compartir opiniones y comentarios sobre la experiencia laboral y de marcharse con un sentimiento de gratitud y respeto mutuo. Este proceso también puede incluir actividades de transición, como la formación del sucesor y el traspaso de los proyectos en curso.

La importancia de un buen proceso de incorporación

Un buen proceso de incorporación es crucial por varias razones. En primer lugar, ayuda a preservar la reputación de la empresa. Un empleado que deja la empresa con una buena experiencia es más probable que hable positivamente de ella y la recomiende a otros.

Además, un proceso de incorporación eficaz ayuda a preservar los conocimientos y habilidades del empleado que se marcha. Transferir estos conocimientos a otros empleados o documentarlos adecuadamente puede minimizar el impacto de la salida del empleado en la empresa y garantizar una transición más suave.

Ver que la empresa gestiona la salida de los compañeros con cuidado y respeto puede aumentar la confianza y el sentimiento de pertenencia de los empleados que se quedan, reduciendo así el riesgo de una tasa de rotación temprana.

Pasos a seguir durante el proceso de offboarding

Durante el proceso de desvinculación, es importante seguir una serie de pasos para garantizar una transición satisfactoria para el empleado que se marcha y para la propia empresa. El primer paso es comunicar claramente la decisión de separarse al empleado en cuestión, proporcionándole toda la información necesaria sobre cómo y cuándo tendrá lugar el proceso de offboarding. También puede ocurrir al revés, es decir, que el empleado comunique la decisión de dejar la empresa, y también en este caso hay que seguir un proceso burocrático específico.

A continuación viene la fase de planificación, durante la cual se identifican las actividades y responsabilidades necesarias para completar el proceso. Esto puede incluir la revocación de accesos y autorizaciones, la devolución de herramientas empresariales y la transferencia de responsabilidades laborales a otros recursos.

Una vez planificadas las actividades, se pasa a la ejecución, es decir, a la realización de las acciones identificadas en la fase anterior. Es importante llevar a cabo estas actividades a tiempo y de forma organizada para evitar posibles interrupciones en el funcionamiento normal de la empresa.

Por último, la fase de evaluación permite revisar el proceso de incorporación e identificar posibles áreas de mejora. Esta retroalimentación (también llamada entrevista de salida) puede utilizarse para optimizar el proceso de futuras separaciones entre los empleados y la empresa y garantizar una gestión más eficaz de la rotación.

La importancia de la entrevista de salida

La entrevista de salida debe incluirse siempre en el proceso de incorporación de un empleado. Esta entrevista ofrece la oportunidad de recabar comentarios y opiniones sinceras del empleado que deja la empresa.

Durante la entrevista de salida, se pueden explorar varios aspectos de la experiencia laboral del empleado, incluidas las motivaciones que le han llevado a tomar la decisión de dejar la empresa, cualquier frustración o insatisfacción en el lugar de trabajo y cualquier sugerencia útil para mejorar el entorno laboral.

Esta información puede utilizarse para identificar cualquier problema o área de mejora dentro de la empresa.

Errores que no se deben cometer durante el proceso de “offboarding”

Durante el proceso de offboarding, es crucial evitar ciertos errores que podrían comprometer la experiencia del empleado saliente y afectar negativamente a la reputación de la empresa. Uno de estos errores es descuidar la importancia del propio proceso de offboarding. Con demasiada frecuencia, las empresas centran sus recursos en la fase de contratación y descuidan por completo la fase de salida, subestimando el impacto que una salida mal gestionada puede tener en la imagen y la cultura de la empresa.

Otro error muy común es no recoger la opinión del empleado saliente.  Además, es importante evitar descuidar la comunicación con el resto del equipo durante el proceso de offboarding. La falta de transparencia respecto a la dimisión de un compañero puede causar confusión y preocupación entre los demás empleados. Garantizar que el equipo esté informado y apoyado durante el proceso de incorporación puede ayudar a mantener un clima de trabajo positivo y a preservar la unidad y la cohesión del equipo.

Ahora que comprende la importancia de gestionar la fase de incorporación de la mejor manera posible, ya no puede permitirse subestimarla: confíe en Kilpatrick para gestionar el proceso de incorporación de sus empleados de la mejor manera posible. Con nuestra experiencia y conocimientos, podemos garantizar que la incorporación de los empleados preserva la reputación de su empresa y mantiene un clima de trabajo positivo. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudar a su empresa durante el proceso de incorporación.