Los procesos de incorporación a la empresa han evolucionado para incluir a los empleados que trabajan a distancia. Muchas empresas adoptan el trabajo remoto en 2024. Utilizan diversas estrategias para optimizar el proceso de incorporación, garantizando su eficacia. 

¿Qué es el onboarding?

Onboarding significa integrar a un nuevo empleado en una organización y asegurarse de que aprende las políticas y procedimientos pertinentes. Lo ideal es que esto ocurra antes de que empiecen a trabajar en su primer proyecto o tarea. La incorporación incluye distintas actividades, como orientación, formación y primeras presentaciones. También se centra en el desarrollo de habilidades y cubre las expectativas, la visión y la misión de la organización. 

¿Qué es la incorporación remota?

La incorporación a distancia es técnicamente lo mismo que la incorporación tradicional, con la diferencia de que se realiza en línea. Las empresas utilizan diferentes tecnologías durante la incorporación remota para interactuar con los empleados remotos y facilitar la formación. 

¿Por qué es tan importante la incorporación remota?

Gran parte del éxito de una empresa radica en el trabajo en equipo. Los empleados que trabajan bajo el mismo techo llegan a conocerse bien. Estar en el mismo lugar les ayuda a establecer conexiones cruciales. 

Los empleados remotos no tienen la misma experiencia, especialmente si son totalmente remotos y nunca visitan la oficina. La incorporación a distancia debe ir más allá de las políticas y los procedimientos. El objetivo debe ser ayudar a los empleados remotos a sentirse parte del equipo. 

Además, una incorporación eficaz proporciona a los empleados remotos las mismas herramientas y recursos que al personal de oficina. Permite que todos trabajen juntos para mejorar la productividad y aumentar los beneficios. 

Saber cómo incorporar a los empleados remotos también ayudará a una organización a reducir la tasa de rotación de personal. A menudo, los nuevos empleados tienen una experiencia de incorporación irregular, lo que aumenta la probabilidad de que se marchen en busca de otra oportunidad laboral. 

¿Qué debe incluir la incorporación remota?

 Un proceso de incorporación a distancia consta de los siguientes elementos:

• Comunicación bidireccional: Los nuevos empleados deben poder hacer preguntas, y las empresas (departamentos de RR.HH.) deben proporcionar la información correcta. 
• Compromiso continuo: El equipo de incorporación debe mantener el contacto con el nuevo empleado. Esto ayuda a los empleados a ganar confianza a medida que aprenden a realizar sus tareas diarias. 
• Los nuevos empleados necesitan herramientas y tecnología desde el primer día: El proceso de onboarding debe garantizar que las nuevas contrataciones tengan las herramientas y el acceso que necesitan para comenzar a trabajar. 
• IA y otras herramientas de automatización: Los empleados remotos necesitan todas las herramientas de software que una empresa pueda proporcionarles para realizar sus tareas de manera eficiente. Estas herramientas incluyen la tecnología de IA y el software de automatización. 

¿Cuánto tiempo debe durar la incorporación a distancia?

Las empresas nunca deben precipitarse en el proceso de incorporación. Sin embargo, tampoco debería durar meses. En términos generales, el proceso de incorporación a distancia dura dos semanas completas. 

La tercera semana del nuevo empleado debe incluir formación e instrucciones específicas para el equipo. Algunas empresas tienen un plan de incorporación remota de tres meses, pero esto puede no ser viable para muchas empresas. 

Retos de la incorporación remota

La incorporación a distancia conlleva algunos retos, como los siguientes: 

• Los empleados remotos suelen sentirse aislados: Si no hay interacción o respuesta diaria por parte de una organización, un empleado remoto puede empezar a sentirse aislado y distanciado. A menudo esto hace que los empleados abandonen una empresa en la que acaban de empezar a trabajar. 
• Falta de comunicación: Los retrasos constantes a la hora de esperar a que un compañero de oficina responda a las consultas pueden exacerbar el aislamiento y el desapego. 
• Algunos empleados se sienten abrumados: Si hay una sobrecarga de información que procesar, un nuevo empleado puede sentirse abrumado. Si la empresa no ofrece a los nuevos empleados una forma de navegar por esta información, puede producirse una elevada rotación de personal. 

Las fases del éxito de la incorporación en línea: Cómo incorporar a un empleado en línea

Las empresas deben planificar y ejecutar bien las distintas fases de la incorporación para evitar estos problemas. La primera fase es un correo electrónico de bienvenida y una descripción general de la cultura de la empresa. Esta fase incluye el papeleo que los nuevos empleados deben rellenar y requiere la instalación de un equipo y un escritorio de trabajo remoto. 

La segunda fase consiste en una visita virtual a la oficina. Los empleados se conocen y se saludan durante este tiempo, a partir del primer día. La segunda fase también incluye formación específica para cada función y sesiones de feedback. 

Después de la primera semana, el proceso de incorporación pasa a la tercera y última fase. Los empleados tienen la oportunidad de demostrar cuánto han progresado. Las empresas pueden planificar eventos de creación de equipos a distancia para reforzar la conexión entre los empleados. También puede haber sesiones avanzadas de aprendizaje y desarrollo para mejorar las competencias de los nuevos empleados. 

Consejos, mejores prácticas e ideas para optimizar la incorporación a distancia

Los procesos de incorporación varían de una empresa a otra. Sin embargo, los fundamentos siguen siendo los mismos. Incluyen los siguientes pasos: 

1. Las empresas deben configurar las cuentas de correo electrónico y el software CRM necesarios antes de que comience la primera fase de incorporación. Si los empleados remotos necesitan un portátil u otro hardware, deben recibirlo antes de su primer día. 
2. Una sesión exhaustiva de preguntas y respuestas ayuda a los empleados a sentirse más a gusto al empezar un nuevo trabajo. Esta sesión debe incluir información sobre la remuneración y las vacaciones. 
3. Algunas organizaciones disponen de una lista de control de incorporación en línea. Disponer de esta lista de control les ayuda a marcar cada fase a medida que la van completando. La lista de control puede incluir puntos sobre las funciones y responsabilidades de los empleados. 
4. El proceso de incorporación debe incluir un proceso de evaluación al final. La evaluación periódica ayuda a mantener motivados a los empleados. También les proporciona el feedback y el impulso que necesitan para alcanzar sus objetivos laborales. 

Cómo puede ayudar Kilpatrick a las empresas a optimizar los procesos de incorporación remota

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