In Messico, la formazione è un obbligo del datore di lavoro, secondo la legge federale sul lavoro. Ma più che una legge, oggi è una necessità: le aziende e i loro dipendenti non sono più quelli di una volta, soprattutto in un contesto caratterizzato da esigenze e competitività. E questo richiede una formazione adeguata. 

In questo scenario, è necessario rafforzare la formazione dei dipendenti come parte di un processo educativo strategico che permetta di ottenere lavoratori con un alto livello di competenze e abilità.

Per questo è necessario applicare la Valutazione dei bisogni formativi come parte delle strategie essenziali per raggiungere questo obiettivo. In questo articolo spieghiamo come e perchè, è importante per le aziende identificare i principali bisogni formativi dei dipendenti.

Che cos’è la valutazione dei bisogni formativi? 

La valutazione dei bisogni formativi è una metodologia per identificare i bisogni di formazione e sviluppo dei dipendenti di un’organizzazione.

In un certo senso, è il primo passo nell’implementazione della formazione dei dipendenti e permette di scoprire quali competenze, conoscenze o attitudini sono necessarie per migliorare l’efficienza, la qualità e i risultati di un’azienda o di un’organizzazione.

Obiettivi della valutazione dei bisogni formativi

Sebbene gli obiettivi della valutazione dei bisogni formativi siano numerosi, ne elenchiamo alcuni tra i principali che rendono evidente l’importanza della valutazione:

1. Offrire opportunità di sviluppo continuo dei dipendenti, sia nel loro ruolo attuale che in altre funzioni.
2. Generare un buon ambiente di lavoro e aumentare la motivazione dei dipendenti.
3. Determinare le situazioni problematiche di un’azienda, identificare i sintomi associati e indagarne le cause.
4. Consentire la creazione di un piano d’azione e quindi organizzare la valutazione dei bisogni formativi.
5. Effettuare un’analisi confrontando (con le rispettive differenze) ciò che dovrebbe essere fatto o accadere con ciò che viene effettivamente fatto o accaduto.

Importanza e benefici della valutazione dei bisogni formativi

L’importanza e i vantaggi della valutazione dei bisogni formativi sono molteplici. Ne sono un esempio il fatto che fornisce informazioni chiave per pianificare, sviluppare e implementare con successo i programmi di formazione e, a sua volta, consente alle aziende di incanalare le risorse verso le aree che contribuiranno maggiormente allo sviluppo dei lavoratori, migliorando le prestazioni organizzative.

In termini di benefici, alcuni di essi sono:

• Permette di identificare i bisogni formativi delle aziende.
• Ridurre le lacune nelle conoscenze, nelle competenze e nelle attitudini del personale.
• Offre un programma di sviluppo su misura per ogni dipendente.
• Permette ai dipendenti di rafforzare le proprie conoscenze e competenze, aumentando così la loro produttività.
• Aumenta la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti, che vedono che l’azienda si impegna per il loro sviluppo personale e professionale.

Come capire che un’azienda necessita di una valutazione dei bisogni formativi

Abbiamo detto che la formazione del personale di un’organizzazione è fondamentale per la crescita dell’azienda e di chi la compone. Ma come si fa a sapere se un’azienda ha davvero bisogno di un Training Needs Assessment?

Un’organizzazione ha bisogno di fare una valutazione dei bisogni formativi quando c’è un divario tra le prestazioni attese e quelle effettive, e se questo divario è dovuto alle competenze o alle conoscenze di coloro che compongono l’azienda, la differenza tra le prestazioni desiderate e quelle effettive è ciò che segnerà la necessità di formazione. La differenza tra le prestazioni desiderate e quelle effettive è ciò che determinerà la necessità di formazione, ma non prima di aver considerato che la formazione è solo uno degli strumenti per risolvere il problema. Cosa significa? Che la formazione è solo una parte del problema e che sarebbe necessario individuare quali altri fattori sono coinvolti per sapere se la formazione può effettivamente risolvere il problema o se sono necessarie altre strategie).

Valutazione dei bisogni formativi in azienda

Per non sprecare tempo e risorse, è importante valutare le esigenze formative dell’azienda.

Questo può essere fatto con vari mezzi, come ad esempio l’esame dei dati sulle prestazioni, l’intervista ai dipendenti o la conduzione di focus group.  I dipendenti dovrebbero anche essere osservati per identificare le aree o gli aspetti che presentano difficoltà e che devono essere affrontati.

La valutazione dovrebbe prendere in considerazione gli obiettivi dell’azienda, nonché le esigenze e gli stili di apprendimento dei dipendenti. Successivamente, deve essere sviluppato un piano per l’implementazione della formazione, che tenga conto del calendario, del budget e degli obiettivi chiave.

I 3 livelli di analisi per l’analisi dei bisogni di Capacity Building

Per stabilire se esiste un gap di competenze, che è fondamentale per decidere se applicare la valutazione dei bisogni formativi, è possibile eseguire un’analisi a tre livelli (coniata da McGhee e Thayer, 1961):

• Organizzativo: affronta i problemi e i punti deboli dell’organizzazione nel suo complesso. Questo livello mira a migliorare ulteriormente le competenze e i punti di forza attuali dell’azienda.
• Operativo: determina ciò che è richiesto a una particolare area aziendale per portare avanti un’operazione. Identifica la formazione specifica per migliorare le competenze di un team, di un reparto o di un’unità aziendale.
• Individuale: come suggerisce la parola, si tratta di un’analisi dei bisogni formativi a livello di singolo dipendente. In questo caso si identifica la differenza tra le prestazioni effettive e quelle attese di un dipendente.

Forme di formazione

Esistono varie forme di formazione dei dipendenti. Di seguito ci concentreremo su 3 di esse:

• Formazione organizzativa: si tratta di comprendere l’azienda nel suo complesso e, in base a ciò, pianificare un programma di formazione che può assumere la forma di seminari, lezioni o workshop. L’obiettivo è che tutti i membri dell’azienda acquisiscano conoscenze utili per il loro lavoro quotidiano.
• Formazione motivazionale: consiste nel motivare i lavoratori proprio quando ne hanno più bisogno, ad esempio, nei momenti di scoraggiamento e demotivazione. Questa situazione può essere dovuta a fattori legati a problemi con altri colleghi o con i capi, alla monotonia del lavoro, alla scarsa identificazione con il proprio ruolo aziendale, alle scarse prospettive di crescita o alla mancanza di progetti futuri. Per risolvere questi problemi si possono applicare alcuni approcci per aumentare la motivazione dei dipendenti, come lavorare su casi pratici, migliorare le politiche di valutazione dei dipendenti, coprire le aree di maggiore disinteresse, attuare un piano di benefici e premi per la produttività.
• Formazione sulla leadership: questo tipo di formazione si rivolge a coloro che svolgono funzioni di leadership all’interno dell’organizzazione, il cui ruolo implica non solo saper guidare un progetto, ma anche agire come mediatori, motivatori e saper prendere decisioni complesse che coinvolgono più persone, concentrandosi soprattutto sulla gestione delle persone, sulla gestione dei conflitti e sul pensiero critico.

Come fare una corretta valutazione dei bisogni formativi

Sapere quali sono i punti chiave per effettuare una corretta valutazione dei bisogni formativi è di vitale importanza per il successo di questo processo. Possiamo riassumerlo in pochi passi:

1- Determinare il risultato desiderato.

2- Identificare le competenze che guidano i risultati desiderati.

3- Conoscere le competenze che possono essere formate.

4- Valutare le competenze attualmente presenti nel personale.

5- Essere chiari sulle lacune delle prestazioni.

6- Definizione delle priorità dei bisogni formativi.

Pertanto, la realizzazione di una corretta rilevazione dei fabbisogni formativi diventa importante per la crescita di un’azienda e dei suoi dipendenti, in quanto comporta diversi vantaggi per tutti. Se lo desiderate, potete contare su Kilpatrick e sui servizi HR che vi aiuteranno a realizzarlo con successo.