Gestire l’offboarding di un dipendente in modo efficace è tanto importante quanto garantire un’ottima esperienza di assunzione. Questo processo riguarda molto più di raccogliere il badge aziendale e restituire il computer. Questa è una fase che richiede pianificazione, empatia e attenzione ai dettagli per garantire una transizione senza intoppi sia per il dipendente che per l’azienda stessa. In questo articolo esploreremo cos’è l’offboarding e come gestirlo al meglio.

Cos’è il processo di offboarding

Il processo di offboarding è l’esatto opposto dell’onboarding: si tratta del momento in cui un dipendente lascia l’azienda e ciò coinvolge una serie di attività volte a garantire una transizione efficace e serena per tutte le parti coinvolte. Questo processo inizia molto prima dell’ultimo giorno di lavoro del dipendente e può continuare anche dopo che ha lasciato l’azienda. Durante il processo di offboarding, l’azienda e il dipendente affrontano una serie di compiti e questioni importanti. Tra questi evidenziamo: 

• La notifica formale della partenza
• La gestione delle responsabilità rimanenti 
• La preparazione dei documenti di uscita

Inoltre, è importante assicurarsi che il dipendente abbia la possibilità di condividere feedback e commenti sull’esperienza lavorativa vissuta e di partire con un senso di gratitudine e rispetto reciproco. Questo processo può includere anche attività di transizione come la formazione del successore e la consegna dei progetti in corso. 

L’importanza di un buon processo di offboarding

Un buon processo di offboarding è fondamentale per diverse ragioni. Innanzitutto, contribuisce a preservare la reputazione dell’azienda. Un dipendente che lascia l’azienda con una buona esperienza avrà più probabilità di parlare positivamente dell’azienda e di raccomandarla ad altri. 

Inoltre, un efficace processo di offboarding aiuta a preservare le conoscenze e le competenze del dipendente che sta lasciando la realtà aziendale. Trasferire queste conoscenze ad altri dipendenti o documentarle in modo adeguato può ridurre al minimo l’impatto della partenza del dipendente sull’azienda e garantire una transizione più fluida.

Vedere che l’azienda gestisce con cura e rispetto le partenze dei colleghi può aumentare la fiducia e il senso di appartenenza dei dipendenti che restano, riducendo così il rischio di alzare precocemente il tasso del turnover.

Le fasi da seguire durante il processo di offboarding

Durante il processo di offboarding, è importante seguire una serie di fasi per garantire una transizione efficace per il dipendente che lascia e per l’azienda stessa. La prima fase consiste nel comunicare chiaramente la decisione di separarsi al dipendente interessato, fornendo tutte le informazioni necessarie sulle modalità e i tempi del processo di offboarding. Può capitare anche il contrario ovvero che sia il dipendente a comunicare la decisione di voler lasciare l’azienda e anche in questo caso va seguito uno specifico iter burocratico. 

Successivamente, si passa alla fase di pianificazione, durante la quale vengono identificate le attività e le responsabilità necessarie per completare il processo. Questo potrebbe includere la revoca di accessi e autorizzazioni, la restituzione di strumenti aziendali e il trasferimento delle responsabilità lavorative ad altre risorse.

Una volta pianificate le attività, si procede con l’esecuzione, ossia il completamento delle azioni identificate nella fase precedente. È importante svolgere queste attività in modo tempestivo e organizzato per evitare possibili interruzioni nel normale funzionamento dell’azienda.

Infine, la fase di valutazione permette di rivedere il processo di offboarding e identificare eventuali aree di miglioramento. Questo feedback (chiamato anche exit interview) può essere utilizzato per ottimizzare il processo per le future separazioni tra dipendenti e l’azienda e garantire una gestione più efficace del turnover.

L’importanza della exit interview

L’exit interview, o intervista di uscita, va sempre inserita nel processo di offboarding di un dipendente. Questo colloquio offre l’opportunità di raccogliere feedback e opinioni sincere dal dipendente che sta lasciando l’azienda.

Durante l’exit interview, è possibile esplorare vari aspetti dell’esperienza lavorativa del dipendente, tra cui le motivazioni alla base della decisione di lasciare l’azienda, le eventuali frustrazioni o insoddisfazioni sul posto di lavoro, e tutti i suggerimenti utili per migliorare l’ambiente lavorativo.

Queste informazioni possono essere utilizzate per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento all’interno del business. 

Gli errori da non commettere durante il processo di offboarding

Durante il processo di offboarding, è fondamentale evitare alcuni errori che potrebbero compromettere l’esperienza del dipendente in uscita e influenzare negativamente la reputazione dell’azienda. Uno di questi errori è quello di trascurare l’importanza del processo di offboarding stesso. Troppo spesso le aziende concentrano le proprie risorse nella fase di assunzione e trascurano completamente quella di uscita, sottovalutando l’impatto che un’uscita mal gestita può avere sull’immagine e sulla cultura aziendale.

Un altro errore molto comune è quello di non raccogliere feedback dal dipendente in uscita.  Inoltre, è importante evitare di trascurare la comunicazione con il resto del team durante il processo di offboarding. La mancanza di trasparenza riguardo alle dimissioni di un collega può generare confusione e preoccupazione tra gli altri dipendenti. Assicurarsi che il team sia informato e supportato durante il processo di offboarding può contribuire a mantenere un clima lavorativo positivo e preservare l’unità e la coesione del gruppo.

Adesso che hai compreso l’importanza di gestire al meglio la fase dell’offboarding, non puoi più permetterti di sottovalutarla: affidati a Kilpatrick per gestire al meglio il processo di offboarding dei tuoi dipendenti. Con la nostra esperienza e competenza, ti possiamo garantire che l’uscita dal business dei dipendenti preservi la reputazione aziendale e mantenga un clima lavorativo positivo. Contattaci per scoprire come possiamo supportare la tua azienda durante i processi di offboarding.