Nel mondo degli affari, l’aumento della concorrenza significa che gli errori possono essere più costosi che mai. I project manager sono responsabili della creazione, della pianificazione, della guida e del completamento dei progetti. Queste imprese spesso includono team che abbracciano molti dipartimenti. Di conseguenza, anche piccoli errori possono erodere la fiducia e causare perdite di tempo e di risorse.
Tutti i project manager prima o poi commettono un errore. Ma ci sono modi per identificare le potenziali insidie.
Errori comuni dei project manager
I project manager sono presenti in una vasta gamma di settori e aziende. Tuttavia, alcuni errori sono comuni a prescindere dal settore o dal reparto. I project manager possono ridurre il rischio di fallimento individuando le possibili aree di debolezza. Inoltre, imparando strategie di leadership più efficaci, possono incrementare il successo costante. Evitate di essere messi da parte o di perdere terreno cercando questi possibili errori prima che possano far deragliare il progresso.
Poca comunicazione con i membri del team
Parlare spesso con i membri del team è fondamentale per il successo del progetto. La comunicazione chiarisce cosa ci si aspetta da ciascun membro del team e stabilisce le scadenze. Inoltre, è essenziale non trascurare una comunicazione chiara con i clienti. Discutete le aspettative, le scadenze e i problemi imprevisti con tutte le parti coinvolte. Se gestite un nuovo team o avete membri del team provenienti da diversi dipartimenti, provate a fare un’attività di team building. Rendete facile per tutti la connessione con chat di gruppo o bacheche. E come project manager, ascoltate quello che vi dicono gli altri. Un buon comunicatore è anche un buon ascoltatore e creerà fiducia nel processo.
Mancata definizione di obiettivi chiari del progetto
Senza obiettivi chiari del progetto, possono accadere diverse cose. I membri del team possono perdere tempo a lavorare sui problemi sbagliati. Potrebbero non entrare in sintonia tra loro o con il cliente. Inoltre, obiettivi di progetto mal definiti possono comportare la perdita di materiali o risorse. Il metodo SMART è uno strumento utile per creare obiettivi definiti e raggiungibili. La definizione di obiettivi SMART aiuta a garantire il coinvolgimento del team e il consenso del cliente in ogni fase del progetto.
Non fornire gli strumenti giusti
Valutare gli strumenti di cui i membri del team avranno bisogno è fondamentale per rispettare i tempi di consegna e rimanere orientati agli obiettivi. Ci sono tre modi in cui gli strumenti possono essere un fattore determinante per il successo del progetto:
- Non fornire abbastanza strumenti. Se non possono accedere agli strumenti necessari, i membri del team finiscono per perdere tempo o per presentare un lavoro di qualità inferiore.
- Fornire gli strumenti sbagliati. Se un operaio edile si presenta al lavoro con una scatola di attrezzi idraulici, probabilmente farà fatica a completare il lavoro correttamente. All’inizio del progetto, pensate agli strumenti di cui ogni membro del team avrà bisogno per svolgere al meglio la propria parte del progetto. Garantire l’accesso a questi strumenti è fondamentale.
- Fornire troppi strumenti. È facile entusiasmarsi per ogni nuovo strumento, app o metodo. Ma imparare a usare ogni nuovo strumento richiede tempo e può ritardare la capacità di consegna.
Non seguire un processo
I project manager hanno uno scopo per tutto il progetto. Non seguire il processo dall’inizio alla fine può portare fuori strada anche compiti semplici. È un errore affidarsi esclusivamente ai membri esperti del team o ai documenti di progetto. L’esperienza e i documenti di portata sono utili, ma possono essere insufficienti. I project manager devono comunicare e controllare per gestire le aspettative e monitorare la qualità. Possono aiutare a individuare potenziali problemi, evitare di rifare il lavoro e dirigere il team quando si verifica un imprevisto.
Mancanza di delega
È comune che i project manager si sentano responsabili di avere tutte le risposte. Possono anche preoccuparsi di controllare ogni aspetto del progetto. Ma cercare di fare troppo può portare a un lavoro di qualità inferiore che non rispetta le scadenze. Inoltre, i membri del team possono sentirsi esclusi e perdere fiducia nel project manager e nel processo. La delega ai membri del team è essenziale per condividere il carico di lavoro e creare fiducia nel processo. Inoltre, la delega consente al project manager di avere tempo a sufficienza per monitorare e guidare il processo, mantenendo i risultati sulla buona strada.
Mancato riconoscimento dei risultati ottenuti dai dipendenti
Naturalmente ci si deve aspettare che ogni membro del team esegua e porti a termine la propria parte del progetto. Ma il mancato riconoscimento dei risultati ottenuti può portare al risentimento e, in ultima analisi, a un lavoro di qualità inferiore. I dipendenti che non si sentono apprezzati e considerati possono decidere che non vale la pena impegnarsi a fondo nel progetto. Quando i project manager riconoscono lo sforzo e le capacità dei dipendenti, dimostrano di comprendere l’impegno richiesto.
Come può un project manager evitare questi errori?
Gli errori capitano anche ai project manager più esperti. Ma ci sono modi per ridurre al minimo gli errori più comuni e garantire risultati migliori del progetto. I project manager nuovi e veterani possono trarre beneficio dall’apprendimento o dalla rivisitazione delle strategie di gestione del tempo. Inoltre, prendete in considerazione la ricerca sugli stili di gestione dei progetti. Imparare a conoscere i diversi metodi può rendervi un manager più versatile. Altri metodi possono funzionare meglio per team o progetti diversi.
Infine, ricordate che la collaborazione è un processo continuo. Lavorate attivamente per mantenere aperte le linee di comunicazione e incoraggiate la collaborazione. Ogni membro del team è lì per un motivo e apporta al progetto competenze e prospettive uniche.
I project manager sono essenziali per ottenere risultati produttivi e di valore. Vi state imbattendo in problemi di progetto sul vostro posto di lavoro? Valutate se i comuni errori di gestione dei progetti non stiano ostacolando il successo. Alcune piccole ma significative modifiche possono fare una grande differenza nel successo dei progetti futuri.
Fonti:
https://www.forbes.com/advisor/business/smart-goals/
https://www.linkedin.com/pulse/what-3-biggest-mistakes-project-managers-make-/?trk=pulse-article
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/project-management-mistakes