Se c’è una cosa che sappiamo è che ogni aspetto della vita può essere migliorato. Che si tratti di vita familiare, lavoro, relazioni interpersonali o vita quotidiana, ci sono punti che possono essere migliorati. Ed è proprio questo il senso del metodo Kaizen.

Questo metodo, che è più una filosofia, si basa sull’idea che dobbiamo costantemente intraprendere piccole azioni per ottenere risultati migliori e una vita migliore. È la chiave di volta del processo di miglioramento continuo che può essere applicato per aumentare l’efficacia aziendale. In questo articolo scoprirete cos’è il metodo Kaizen, i suoi obiettivi, come funziona, i vantaggi e gli svantaggi, come applicarlo e altro ancora.

Che cos’è il metodo Kaizen?

Noto anche come miglioramento continuo, il metodo Kaizen deriva da due termini giapponesi. Da un lato kai, che significa “miglioramento”, e zen, che si riferisce a “bene” o “benessere”.

Questo metodo si riferisce quindi al processo di miglioramento continuo di molteplici aspetti di un’azienda, dal livello macro a quello micro. Il suo principio si basa sull’idea che, apportando piccoli miglioramenti in modo continuativo nel tempo, questi possono portare a grandi cambiamenti nel lungo periodo.

Storia e origini del concetto

Sebbene, come detto, il termine abbia radici giapponesi, le origini di questa filosofia sono nate negli  Stati Uniti dopo la Seconda Guerra Mondiale, nell’ambito del programma Training Within Industry (TWI). Solo in seguito, e anche dopo la fine della guerra, è stato implementato in Giappone.

È così che il Kaizen si è consolidato come metodo per la promozione e l’implementazione di piccoli miglioramenti ad alto impatto, proprio in una situazione post-bellica in cui il Giappone doveva riemergere con risorse limitate che rallentavano lo sviluppo e rendevano imperativa la ricostruzione dell’industria. In questo contesto, Kaizen ha funzionato come promotore di piccoli cambiamenti, sia a livello economico che sociale. Il risultato? Nel 1960, il Giappone aveva ritrovato la sua stabilità e stava emergendo come un’economia solida nel mondo.

La filosofia Kaizen

La filosofia Kaizen prevede l’assunzione integrale della cultura del miglioramento continuo. Si tratta di concentrarsi sull’eliminazione delle attività che non aggiungono valore (eliminando sia gli sprechi che gli scarti nei sistemi produttivi), con i precetti di impegno e disciplina fondamentali, a tutti i livelli dell’organizzazione.

L’applicazione efficace di questa filosofia implica l’adesione ai suoi principi, che sono:

1- Mettere in discussione le pratiche attuali

2- Mantenere una mente aperta

3- Vedere i problemi come opportunità

4- Avere un atteggiamento positivo

5- Lasciare andare il perfezionismo e concentrarsi sulla semplicità

6- Correggere e imparare dagli errori

7-Incoraggiare la partecipazione senza biasimare o giudicare.

8- Esercitatevi con il metodo dei 5s (vedi sotto).

9- Usare la creatività per trovare soluzioni a basso costo

10- Non smettere di cercare miglioramenti

Quali sono gli obiettivi del metodo Kaizen?

Per comprendere il metodo Kaizen dobbiamo fare riferimento anche a un’area chiamata “Gemba” (zona di lavoro), perché da lì si aumenta la produttività controllando i processi con riduzione dei tempi, standardizzazione dei criteri di qualità e dei metodi di lavoro. In questo scenario si possono fissare alcuni obiettivi, quali:

• Eliminazione delle perdite
• Flusso unitario
• Scambio di dati in un solo minuto
• Controllo visivo e organizzazione sul posto di lavoro
• Qualità superiore
• Manutenzione produttiva totale

Come funziona il metodo Kaizen?

È importante sapere che il metodo Kaizen prevede la costante evoluzione dei processi che compongono il sistema produttivo dell’azienda. Ciò significa considerare determinati standard di qualità e misurare costantemente i risultati ottenuti.

A tal fine, è necessario mettere in atto alcune tecniche utili, descritte di seguito.

Le cinque “S” del metodo Kaizen

Le cinque “S” del metodo Kaizen si riferiscono a 5 parole giapponesi. Ognuna di esse rappresenta un passo nell’ambito di una strategia per un ambiente di lavoro ben organizzato e disciplinato, per ridurre – o eliminare – i tempi improduttivi e per progettare un sistema di produzione migliore.

• Seiri: Selezione tra l’utile e l’inutile
• Seiton: Collocare gli oggetti necessari dove occorrono
• Seiso: mantenere l’ordine e la pulizia
• Seiketzu: prendersi cura dell’igiene personale e della cura del corpo.
• Sheitzuke: incoraggiare la disciplina e l’autocontrollo per una migliore produttività

Il metodo Just in time (JIT)

Il nome risale a Kiichiro Toyoda – figlio del fondatore della Toyota Motor Corporation (TMC) Sakichi Toyoda e presidente dell’azienda dal 1941 al 1950 – che mirava a produrre solo ciò che era necessario al momento giusto.

Il Just in Time (JIT) è una metodologia di produzione che cerca di aumentare l’efficienza e ridurre i costi riducendo o eliminando gli sprechi nel processo. Ciò implica che i materiali siano prodotti o consegnati nella giusta quantità e al momento giusto. Cioè, senza eccessi o carenze, né troppo presto né troppo tardi.

Questo porta a un aumento del valore aggiunto delle attività svolte lungo il flusso di produzione, riducendo i tempi di attesa, l’eccesso di scorte e persino i movimenti inutili.

Il ciclo PDCA o cerchio di Deming

Il cerchio di Deming (concetto ideato da Walter A. Shewhart), noto anche come ciclo PDCA, è una strategia in quattro fasi per il miglioramento continuo della qualità:

1- Pianificazione: si identificano le attività da migliorare e si stabiliscono gli obiettivi da raggiungere.

2- Esecuzione: vengono apportate le modifiche per implementare il miglioramento proposto.

3- Controllo o verifica: Una volta implementato il miglioramento, si lascia un periodo di prova per verificarne il corretto funzionamento.

4- Atto: i risultati devono essere studiati e confrontati con il funzionamento delle attività prima dell’implementazione del miglioramento. In base al suo successo o meno, il miglioramento viene implementato, adattato o scartato.

Il metodo dei “5 perché”

Questa tecnica – sviluppata dal fondatore della Toyota Motor Corporation (TMC), Sakichi Toyoda – consiste in un brainstorming e si basa sul chiedere “Perché?” tutte le volte che è necessario (non necessariamente cinque, possono essere di più o di meno) fino a determinare la causa del problema.

Queste domande ripetitive consentono di esplorare le relazioni di causa ed effetto alla base di un determinato problema e quindi di arrivare alla causa principale di un difetto o di un problema ripetendo la domanda “perché”?

I vantaggi del metodo Kaizen: come può aiutare le aziende?

Esistono diversi benefici o vantaggi associati all’implementazione del metodo Kaizen, tra i quali ricordiamo:

• Ridurre gli sprechi, i residui e le attività non necessarie
• Creare leader nelle organizzazioni
• Promuove i valori personali e lavorativi
• Creare abitudini positive e costruttive
• Aumenta il livello di soddisfazione
• Aumenta l’impegno e l’efficienza
• Aumento della competitività

Nemici del metodo Kaizen

Non tutto è vantaggioso quando si parla di metodo Kaizen, perché si possono incontrare alcuni ostacoli lungo il percorso. Tra questi vi sono i seguenti:

• Resistenza al cambiamento da parte dei lavoratori
• Mancanza di leadership, ad esempio un management disimpegnato che non riesce a conquistare i dipendenti
• Mancanza di risorse, sia di tempo che di denaro o di altre risorse.
• Mancanza di monitoraggio, poiché questo metodo prevede una valutazione costante per garantire che gli sforzi non falliscano.

Come implementare il miglioramento continuo in azienda: fasi di attuazione del metodo Kaizen 

Siete interessati ad applicarla, ma come fare? Qui riassumiamo i passi fondamentali per metterlo in pratica:

1- Formare un gruppo di lavoro

2- Definire gli obiettivi

3- Raccogliere e analizzare i dati

4- Osservare e monitorare il processo

5- Progettare strategie e un piano d’azione

6- Tenere traccia delle modifiche

7- Standardizzare e documentare

Esempi pratici di come il metodo kaizen viene adottato all’interno delle aziende

Oltre a prendere in considerazione tecniche come le 5s, ecco alcuni consigli su come adottare il metodo Kaizen in azienda in modo pratico:

• Stabilire obiettivi chiari, realistici e ben documentati, con obiettivi comuni che favoriscano l’unità e l’impegno.
• Esaminare la situazione e sviluppare un piano di ottimizzazione.
• Pianificate incontri regolari con le persone coinvolte, in modo che manager e dipendenti non smettano mai di collaborare e di lavorare per l’obiettivo del miglioramento continuo.
• Implementare i miglioramenti decisi.
• Rivedere la situazione e, se necessario, apportare le dovute correzioni.
• Verrà redatta una relazione che includerà i risultati e identificherà gli elementi per il follow-up.

Aziende che utilizzano il metodo Kaizen

La filosofia o il metodo Kaizen è utilizzato da aziende di fama mondiale come Toyota (questa azienda si basa interamente su questo metodo), Samsung, Sony, Amazon o Nestlé. 

L’adozione di questo metodo genera un miglioramento continuo delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.

L’utilizzo del metodo Kaizen in un’organizzazione, e la sua essenza di miglioramento continuo, rende i vantaggi più allettanti degli svantaggi, in quanto significa che un’azienda rivede sempre i propri passi per migliorarli.