I processi di onboarding delle organizzazioni si sono evoluti  in modo tale da poter includere i dipendenti che lavorano a distanza in quanto molte aziende  utilizzano il lavoro a distanza nel 2024. Le aziende oggi fanno uso di diverse strategie per ottimizzare il processo di onboarding, garantendone l’efficacia.

Che cos’è l’onboarding?

Onboarding significa integrare un nuovo dipendente in un’organizzazione e garantire che apprenda le politiche e le procedure pertinenti. Idealmente, ciò dovrebbe avvenire prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare al suo primo progetto o compito. L’onboarding comprende diverse attività come l’orientamento, la formazione e le prime presentazioni. Si concentra anche sullo sviluppo delle competenze e copre le aspettative, la visione e la missione dell’organizzazione.

Che cos’è l’onboarding a distanza? 

L’onboarding da remoto è tecnicamente uguale a quello tradizionale, ma avviene online. Le aziende utilizzano diverse tecnologie durante l’onboarding da remoto per interagire con i dipendenti e facilitare la formazione.

Perché l’onboarding da remoto è così importante?

Gran parte del successo di un’azienda deriva dal lavoro di squadra. I dipendenti che lavorano sotto lo stesso tetto si conoscono bene. Essere nello stesso posto li aiuta a creare legami cruciali.

I dipendenti che lavorano da remoto non  vivono la stessa esperienza, soprattutto se sono completamente in full remote e non visitano mai l’ufficio. L’onboarding a distanza deve andare oltre le politiche e le procedure. L’obiettivo dovrebbe essere quello di aiutare i dipendenti remoti a sentirsi parte del team.

Inoltre, un onboarding efficiente fornisce ai dipendenti remoti gli stessi strumenti e risorse del personale in ufficio. Questo permette a tutti di lavorare insieme per migliorare la produttività e aumentare i profitti.

Sapere come inserire i dipendenti remoti aiuterà anche un’organizzazione a ridurre il tasso di turnover del personale. Spesso i nuovi dipendenti hanno un’esperienza di onboarding disordinata, che aumenta la probabilità che lascino l’azienda in cerca di un’altra opportunità di lavoro.

Cosa deve essere incluso nell’onboarding da remoto?

 Un processo di onboarding a distanza è composto dai seguenti elementi:

• Scambio di informazioni a due vie: I nuovi dipendenti devono poter porre domande e le aziende (dipartimenti HR) devono fornire le informazioni corrette.
• Coinvolgimento continuo: Il team di onboarding deve continuare a impegnarsi con i nuovi dipendenti. Questo aiuta i dipendenti ad acquisire fiducia mentre imparano a svolgere le loro mansioni quotidiane.
• I nuovi dipendenti hanno bisogno di strumenti e tecnologie fin dal primo giorno: Il processo di onboarding deve garantire che i nuovi assunti abbiano gli strumenti e l’accesso necessari per iniziare a lavorare.
• AI e altri strumenti di automazione: I dipendenti da remoto hanno bisogno di tutti gli strumenti software che un’azienda può fornire loro per svolgere le loro mansioni in modo efficiente. Questi strumenti includono la tecnologia AI e i software di automazione.
  

Quanto dovrebbe durare l’onboarding a distanza?

Le aziende non dovrebbero mai affrettare il processo di onboarding. Tuttavia, non dovrebbe nemmeno durare mesi. In generale, il processo di onboarding da remoto dura due settimane.

La terza settimana di lavoro di un nuovo dipendente deve comprendere la formazione e le istruzioni specifiche per il team. Alcune aziende prevedono un piano di onboarding a distanza di tre mesi, ma questo potrebbe non essere fattibile per molte aziende.

Sfide dell’onboarding a distanza

L’onboarding a distanza comporta alcune sfide, tra cui le seguenti:

• I dipendenti che lavorano da remoto spesso si sentono isolati: Se non c’è interazione o risposta quotidiana da parte dell’organizzazione, un dipendente remoto può iniziare a sentirsi isolato e distaccato. Questo spesso porta i dipendenti a lasciare l’azienda per cui hanno appena iniziato a lavorare.
• Mancanza di comunicazione: I continui ritardi nell’attesa di una risposta da parte di un collega in ufficio possono aggravare l’isolamento e il distacco.
• Alcuni dipendenti si sentono sopraffatti: Se c’è un sovraccarico di informazioni da elaborare, un nuovo dipendente può sentirsi sopraffatto. Se l’azienda non fornisce ai nuovi assunti un modo per orientarsi tra le informazioni, il risultato potrebbe essere un elevato turnover del personale.
  

Le fasi di un onboarding online di successo: Come effettuare l’onboarding online

Le aziende devono pianificare ed eseguire bene le diverse fasi di onboarding per evitare queste sfide. La prima fase consiste in un’e-mail di benvenuto e in una panoramica della cultura aziendale. Questa fase comprende i documenti che i nuovi assunti devono compilare e richiede l’installazione di una scrivania e di attrezzature per il lavoro a distanza.

La seconda fase prevede un tour virtuale dell’ufficio. I dipendenti si incontrano e si salutano durante questo periodo, a partire dal primo giorno. La seconda fase comprende anche sessioni di formazione e feedback specifiche per il ruolo.

Dopo la prima settimana, il processo di onboarding passa alla terza e ultima fase. I dipendenti hanno l’opportunità di dimostrare i loro progressi. Le aziende possono pianificare eventi di team building a distanza per rafforzare il legame tra i dipendenti. Possono anche essere organizzate sessioni di apprendimento e sviluppo avanzato per migliorare le competenze dei nuovi assunti.

Suggerimenti, best practice e idee per ottimizzare l’onboarding da remoto 

I processi di onboarding variano da un’azienda all’altra. Tuttavia, i principi fondamentali rimangono gli stessi. Essi comprendono le seguenti fasi:

• Le aziende devono impostare gli account di posta elettronica e il software CRM necessari prima che inizi la prima fase di onboarding. Se i dipendenti remoti hanno bisogno di un computer portatile o di altro hardware, devono riceverlo prima del loro primo giorno.
• Un’accurata sessione di domande e risposte aiuta i dipendenti a sentirsi più a loro agio quando iniziano un nuovo lavoro. Questa sessione dovrebbe includere informazioni sulla retribuzione e sulle ferie.
• Alcune organizzazioni dispongono di una lista di controllo online per l’onboarding. Questa lista di controllo aiuta a spuntare ogni fase man mano che la si completa. La lista di controllo può includere punti relativi ai ruoli e alle responsabilità dei dipendenti.
• Il processo di onboarding deve includere un processo di valutazione finale. Una valutazione regolare aiuta a mantenere i dipendenti motivati. Inoltre, fornisce loro il feedback e lo slancio di cui hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi lavorativi.
  

Come Kilpatrick può aiutare le aziende a ottimizzare i processi di onboarding da remoto 

Kilpatrick Executive può collaborare con il vostro reparto risorse umane per migliorare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti durante l’onboarding da remoto. Utilizziamo la tecnologia e gli strumenti digitali più recenti per guidare la vostra azienda attraverso l’onboarding fino al punto in cui potrete vantare una forza lavoro coesa.

Contattate Kilpatrick Executive per scoprire come possiamo aiutarvi ad ottimizzare le fasi di onboarding per ottenere migliori risultati.