Onboarding è molto più di una semplice azione; è un processo completo che consente ai nuovi dipendenti di assimilare i componenti essenziali dell’identità culturale, delle conoscenze, delle competenze e dei comportamenti di un’azienda. Questo processo è fondamentale per trasformare i nuovi assunti in membri efficaci dell’organizzazione. Attraverso l’onboarding, i dipendenti vengono integrati in modo fluido nella cultura aziendale, il che facilita una transizione più agevole nel loro nuovo ruolo.

Cos’è l’onboarding?

L’onboarding è il processo di inserimento in cui i nuovi dipendenti vengono introdotti all’organizzazione. Il processo di onboarding prevede un approccio strutturato in cui i nuovi dipendenti vengono introdotti all’organizzazione e apprendono conoscenze, competenze e attitudini per svolgere efficacemente il loro nuovo ruolo all’interno dell’organizzazione. La durata del processo di onboarding può variare da alcune settimane a diversi mesi, a seconda di diversi fattori come la frequenza di assunzione, il numero di nuovi dipendenti, la difficoltà del lavoro e l’esperienza dei nuovi dipendenti.

Perché è importante la strategia di onboarding?

Una strategia di onboarding efficace è cruciale sia per l’organizzazione che per il nuovo dipendente. Una buona strategia di onboarding è importante affinché qualcuno possa sentirsi rapidamente a proprio agio nella nuova posizione e familiarizzare con la cultura e i valori dell’azienda. Ciò consente loro di identificarsi meglio con l’organizzazione e spesso sentirsi più positivi, il che porta a risultati migliori e a rimanere più a lungo in azienda.

Come fare un buon onboarding?

Ecco alcune linee guida su come implementare un buon processo di onboarding:

• Pianificare in anticipo: Creare un piano dettagliato per il processo di onboarding che descriva i passaggi, i tempi e le responsabilità di tutti i coinvolti.
• Comunicare con i nuovi dipendenti: Iniziare la comunicazione prima della data di inizio. Confermare i dettagli del loro impiego, delineare il processo di onboarding e far sapere loro cosa aspettarsi.
• Designare un mentore: Designare un collega che possa guidare il nuovo dipendente attraverso il processo di onboarding e rispondere alle domande nelle prime settimane.
• Accogliere i nuovi dipendenti: Far sentire subito i nuovi dipendenti a casa accogliendoli calorosamente. Presentarli ai colleghi del team, mostrare loro l’ufficio e spiegare come funziona tutto.
• Monitorare e fornire feedback regolari: Dare ai nuovi dipendenti feedback regolari per aiutarli ad adattarsi al ruolo e migliorare le loro competenze. Inoltre, dar loro il tempo e lo spazio per fare domande e chiedere aiuto in modo che il supporto possa essere fornito se necessario.

Seguendo queste linee guida, le organizzazioni possono creare un’esperienza di onboarding positiva per i nuovi dipendenti, che può portare ad un maggiore coinvolgimento, produttività e trattenimento del personale.

Quali aspetti si prendono in considerazione nella fase di onboarding?

Durante il periodo di onboarding, un nuovo dipendente deve apprendere molte conoscenze, valori e comportamenti diversi per diventare culturalmente integrato nell’azienda. Per assimilare tutto ciò, un onboarding dovrebbe includere i seguenti quattro elementi principali:

• Conformità – tempo dedicato dal dipendente a familiarizzare con le normative legali, con gli standard,con  le regole, con le linee guida, con le procedure o i requisiti applicati nell’Organizzazione.
• Chiarimento – tempo dedicato dal dipendente a familiarizzare con il suo ruolo nell’Organizzazione, con le responsabilità,con le aspettative del suo lavoro,con  la quantità, la qualità e l’implementazione.
• Cultura – tempo dedicato dal dipendente a familiarizzare con la missione e la visione dell’azienda, con la sua storia, con le usanze formali e informali, con gli strumenti e le forme di comunicazione e le questioni interculturali nell’ambiente internazionale.
• Connessione – tempo dedicato da un dipendente a familiarizzare con il (i) suo (s) manager, con la connessione gerarchica e funzionale, con i compagni di squadra e altri clienti interni ed esterni.

Quali sono i vantaggi di questa strategia?

Una strategia di onboarding efficace è molto importante sia per l’organizzazione che per il nuovo dipendente e può avere diversi benefici, come ad esempio:

• Miglioramento delle prestazioni: un onboarding efficace può migliorare le prestazioni dei dipendenti e massimizzare il loro potenziale.
• Trattenimento dei dipendenti: una strategia di onboarding efficace può garantire che i nuovi dipendenti rimangano più a lungo nell’organizzazione.
• Riduzione dei costi: un buon processo di onboarding può ridurre i costi rendendo i dipendenti produttivi più velocemente e riducendo la rotazione del personale.
• Una cultura aziendale positiva: un processo di onboarding di successo può contribuire a un senso di appartenenza tra i dipendenti e una cultura aziendale positiva. Di conseguenza, i nuovi dipendenti tendono ad essere più motivati ed entusiasti del loro nuovo lavoro.
• Riduzione dello stress: un processo di onboarding efficace può ridurre lo stress e l’incertezza tra i nuovi dipendenti.

Il ruolo del manager nel processo di onboarding?

Un Manager è infine responsabile dei dipendenti, inclusi i nuovi assunti, del team e svolge un ruolo cruciale nel processo di onboarding di ogni nuovo dipendente. È responsabilità del Manager aumentare il coinvolgimento e la motivazione del nuovo dipendente, in modo che sia motivato a rimanere e a superare gli errori. Trattenendo i dipendenti, il responsabile può prevenire costi superflui come i costi di reclutamento e di onboarding. Il responsabile può garantire ciò fornendo feedback regolari, coinvolgendo il dipendente nel team e monitorando le attività del dipendente.

Inoltre, il Manager è responsabile dei risultati con il team. Assicurandosi che il nuovo dipendente sia addestrato e presentato alle persone giuste all’interno dell’organizzazione, il responsabile può accelerare la curva di apprendimento. In questo modo, un dipendente ben integrato può svolgere efficacemente il proprio lavoro e contribuire in modo prezioso alle prestazioni dell’organizzazione e del team.

Differenza tra onboarding, orientamento e formazione.

Onboarding, orientamento e formazione sono tre pratiche diverse spesso utilizzate come parte del processo di onboarding del nuovo dipendente. Anche se questi termini vengono talvolta usati in modo intercambiabile, ognuno ha un proprio significato e scopo specifico.

Onboarding: l’onboarding è il processo mediante il quale tramite una serie di attività il nuovo dipendente si sente a proprio agio nella nuova organizzazione e svolge il lavoro in modo indipendente.

Orientamento: l’orientamento serve per gettare le basi per ulteriori formazione e sviluppo. Questa base viene gettata da un buon benvenuto iniziale del nuovo dipendente, che include ad esempio: l’introduzione alla missione, ai valori e alla cultura, l’incontro con nuovi colleghi e la compilazione delle pratiche burocratiche.

Formazione: la formazione mira ad insegnare conoscenze e competenze specifiche necessarie per la posizione del nuovo dipendente. Ciò potrebbe includere, ad esempio, competenze tecniche specifiche per l’uso di determinati software o lo sviluppo di competenze relazionali.

Misurazione dell’efficacia del programma di onboarding

Come descritto in questo articolo, implementare un buon programma di onboarding può avere vari vantaggi. Tuttavia, per godere di questi vantaggi, è importante valutare il programma di onboarding. Ciò può essere fatto attraverso conversazioni con i nuovi dipendenti e misurando i loro risultati e la produttività. In breve, analizzare i risultati ottenuti o non ottenuti dai nuovi dipendenti è importante perché consente alle organizzazioni di misurare e migliorare l’efficacia dei loro programmi di onboarding. Ciò può aiutare a minimizzare i costi, aumentare l’engagement dei dipendenti, migliorare la produttività e migliorare l’employer branding.

Conclusioni 

Nel clima competitivo degli affari di oggi, identificare e trattenere nuovi talenti può fare la differenza per un’organizzazione. Una buona strategia di onboarding è cruciale per trasformare i nuovi dipendenti in membri efficaci dell’organizzazione, specialmente quando si tratta di candidati stranieri che si trasferiscono in Italia dove il rischio di rifiuto è alto. È ancora più importante garantire la giusta integrazione e scambio attraverso l’onboarding. Fornendo ai nuovi dipendenti un processo completo che consente loro di assimilare i componenti essenziali dell’identità culturale, delle conoscenze, delle competenze e dei comportamenti di un’azienda, le organizzazioni possono creare un’esperienza di onboarding positiva che può portare ad un maggiore coinvolgimento, produttività, trattenimento del personale e, in definitiva, a costi inferiori.