Ogni organizzazione affronta il cambiamento come parte del suo naturale ciclo di vita. Questi cambiamenti possono essere intenzionali o non intenzionali. Ma il modo in cui l’azienda affronta e gestisce il cambiamento può influenzare la possibilità di riprendersi e crescere in modo sano. 

Il dipartimento delle risorse umane è spesso una parte fondamentale della gestione del cambiamento in un’organizzazione. I responsabili delle risorse umane possono facilitare il cambiamento in molti modi. Vediamo più da vicino il ruolo dei responsabili delle risorse umane nella gestione del cambiamento. 

Che cos’è la gestione del cambiamento?

Il cambiamento è fisiologico. La gestione del cambiamento consiste nel progettare e seguire un processo strutturato che guidi l’azienda attraverso la transizione. Questi processi funzionano meglio quando includono la consapevolezza che un cambiamento in un ufficio  può avere effetti di vasta portata. Anche cambiamenti apparentemente minori possono influenzare i dipendenti in modo inaspettato. Dall’installazione di nuove lampade all’inserimento di un nuovo gruppo dirigent: un piano assicura una transizione più agevole.

Molti associano il cambiamento e la gestione del cambiamento alle aziende più giovani e agili. Ma anche le organizzazioni consolidate traggono vantaggio dalla gestione del cambiamento. E poiché il cambiamento può riguardare tutti i dipendenti, il responsabile delle risorse umane può fornire una leadership fondamentale.

Qual è il ruolo delle risorse umane nella gestione del cambiamento?

L’ufficio risorse umane è parte integrante della gestione dei cambiamenti all’interno dell’azienda. Le risorse umane sono responsabili dell’assunzione, della formazione e dell’assistenza ai dipendenti. Questi processi si basano su una comunicazione chiara e su una collaborazione efficace con tutti i dipendenti. E poiché le Risorse Umane lavorano con tutti i livelli aziendali, sono ideali per fare da guida. 

Perché l’HRM è importante nel processo di cambiamento?

Il cambiamento può distrarre e far deragliare dipendenti e progetti senza un processo definito e una buona comunicazione. La gestione delle risorse umane (HRM) può gestire le aspettative e ridurre al minimo le interruzioni. Spesso il cambiamento fallisce o causa di inutili distrazioni perché le aziende non pensano al perché del cambiamento. Le Risorse Umane possono aiutare a identificare il “perché” e l’impatto del cambiamento sui diversi gruppi di dipendenti. Inoltre, è fondamentale elaborare un piano prima dell’avvio del cambiamento. Coinvolgendo le Risorse Umane, un’organizzazione ha maggiori probabilità di creare un piano più solido. E quando si verificano dei conflitti, le Risorse Umane possono mediarli.

Qual è il ruolo dei dipendenti nella gestione del cambiamento?

I responsabili delle risorse umane possono anche attingere a una risorsa preziosa per il cambiamento: i dipendenti. I dipendenti possono avere intuizioni importanti sul cambiamento e sul processo di cambiamento. E coinvolgerli come partecipanti attivi al cambiamento può incoraggiare l’adesione. Se i dipendenti sentono che i cambiamenti stanno avvenendo su di loro, potrebbero opporre resistenza, anche se il cambiamento è positivo. Ma quando i dipendenti sentono che il cambiamento sta avvenendo con loro, sono più propensi a sostenerlo. Inoltre, non trascurate i dipendenti più influenti. Possono aiutare a dimostrare il cambiamento ai colleghi.

Competenze chiave delle risorse umane nella gestione del cambiamento

Una gestione efficace del cambiamento avviene quando i responsabili delle risorse umane apportano competenze chiave al processo. Queste competenze critiche includono:

Progettare e programmare la formazione per la gestione del cambiamento

La formazione può ridurre notevolmente i tempi di un cambiamento. Inoltre, fornisce ai dipendenti gli strumenti per ottenere il massimo dal cambiamento. Le risorse umane spesso gestiscono la formazione e la verifica delle competenze per l’organizzazione. Questa competenza è essenziale per la gestione del cambiamento a tutti i livelli.

Comunicare a tutti il cambiamento

Alcuni cambiamenti sono ovvi o semplici da spiegare. Altri cambiamenti sono complessi. Una comunicazione eccellente è fondamentale per gestire il cambiamento in un’azienda. Senza comunicazione, il cambiamento può sembrare inutile o addirittura negativo. I dipendenti che capiscono il motivo di un cambiamento sono meno propensi a opporvisi.

Riconoscere la resistenza al cambiamento

Dare per scontato che tutti accetteranno un cambiamento è pericoloso. Anche qualcosa di poco conto come il cambio di colore dell’arredamento può causare resistenze. Spesso la resistenza si verifica quando le aziende introducono nuovi software o politiche. Molti dipendenti potrebbero voler continuare a fare le cose “come le abbiamo sempre fatte”. I vecchi metodi, approcci e software sono familiari. I responsabili delle risorse umane possono pensare alle potenziali aree di resistenza. Poi, durante il cambiamento, possono osservare e riconoscere i punti critici del processo.

Mantenere le relazioni con i dipendenti

I responsabili delle risorse umane saranno inefficaci se non manterranno buone relazioni con i dipendenti. È essenziale che i responsabili delle risorse umane costruiscano e alimentino la fiducia. I dipendenti risponderanno più favorevolmente quando sentiranno che i responsabili delle risorse umane stanno lavorando con loro.

Risoluzione dei conflitti

I conflitti si verificano in aziende di qualsiasi dimensione. Anche un cambiamento ben gestito può generare conflitti tra dipendenti o reparti. Il responsabile delle risorse umane può mediare tra le parti per cercare una soluzione. Inoltre, il conflitto può essere positivo o rivelare aspetti inesplorati del cambiamento.

Indagini sulla gestione del cambiamento

Raccogliere informazioni sul cambiamento è importante. I responsabili delle risorse umane possono condurre ricerche e sondaggi per verificare la situazione con i dipendenti. I sondaggi possono aiutare a valutare l’umore e le opinioni dei dipendenti. Le indagini costruttive sulla gestione del cambiamento possono raccogliere feedback sul cambiamento e sul processo. I responsabili delle risorse umane devono ascoltare attivamente, dall’inizio alla fine, e monitorare gli eventuali effetti persistenti. 

Un cambiamento può fare bene a voi e alla vostra azienda

Le risorse umane possono e devono svolgere un ruolo cruciale nel modo in cui un’azienda affronta il cambiamento. Il cambiamento è una parte necessaria della crescita dell’intera organizzazione. Nessun cambiamento può davvero avvenire da un giorno all’altro. Ma il cambiamento può essere efficiente con una buona pianificazione e gestione. Il ruolo delle risorse umane è fondamentale per garantire che tutti siano coinvolti nel processo di cambiamento. I responsabili delle risorse umane possono e devono diventare leader attivi del cambiamento.

Fonti: 

https://uk.indeed.com/career-advice/career-development/role-of-hr-in-change-management

https://hbr.org/2021/01/an-agile-approach-to-change-management

https://www.forbes.com/advisor/business/principles-of-change-management/

https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/spring2021/pages/managing-change.aspx